Digitalizacja i cyfryzacja dokumentacji medycznej

przechowywanie dokumentów Warszawa - przechowywanie dokumentów Wrocław

Cyfryzacja dokumentacji medycznej

Cyfryzacja dokumentacji medycznej jest obowiązkowa od 2021 roku, dlatego każda placówka musi spełnić ten wymóg w odniesieniu do nowych dokumentów. Jednak równie ważne jest to, aby udostępniać archiwalne elektroniczne dane pacjentów. To wyzwanie, z którym mierzy się wiele podmiotów z obszaru ochrony zdrowia. Pomagamy mu sprostać – digitalizacja teczek medycznych z Rhenus Office Systems Poland pozwala zrezygnować z papierowego archiwum. Sprawdź, jak możemy pomóc wdrożyć digitalizację w Twojej firmie lub skontaktuj się z nami już teraz.

Digitalizacja dokumentacji medycznej – cyfrowe e-archiwum zamiast papierowych teczek

Cyfryzacja dokumentów leczenia to sposób na wyeliminowanie rozbudowanych archiwów papierowych, których bieżąca obsługa jest czaso- i kosztochłonna, a dla wielu naszych klientów potrafiła być również źródłem frustracji.

Współpraca z Rhenus Office Systems Poland pozwala spełnić wymogi prawne dotyczące przechowywania teczek pacjentów, wynikające z Ustawy i prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, bez inwestowania potężnych środków w zarządzanie papierowym archiwum. Można zastąpić je precyzyjnie zorganizowaną, bezpieczną i łatwo dostępną bazą elektroniczną. Jej wdrożenie usprawni codzienne funkcjonowanie placówki.

Digitalizacja dokumentacji medycznej pozwala również na błyskawiczne przesyłanie wyników badań między oddziałami czy konsultującymi się specjalistami – to podstawa szybkiej diagnostyki i skuteczniejszego leczenia.

Przechowywanie akt - Przechowywanie dokumentów Kraków - Przechowywanie dokumentów Opole

Co daje cyfryzacja dokumentów leczenia?

Natychmiastowy dostęp do pełnej historii leczenia – lekarze i pielęgniarki mogą w kilka sekund dotrzeć do wyników badań, opisów RTG czy USG, historii przyjmowanych leków oraz zaleceń specjalistów.
Maksymalne bezpieczeństwo wrażliwych danych pacjentów – cyfryzacja teczek medycznych eliminuje ryzyko nieuprawnionego dostępu, zniszczenia czy zgubienia dokumentacji.
Oszczędność miejsca i kosztów archiwizacji – bez konieczności utrzymywania rozbudowanych pomieszczeń archiwum. Digitalizacja dokumentów medycznych redukuje koszty przechowywania nawet o 30%.
Usprawnienie obiegu dokumentów między oddziałami i placówkami – recepty, skierowania, wyniki badań laboratoryjnych natychmiast trafiają do właściwego personelu.
Zgodność z wymogami prawnymi i standardami EDM – cyfryzacja teczek pacjentów spełnia wszystkie wymogi ustawowe.

przechowywanie dokumentów Białystok - przechowywanie dokumentów Lublin

Jakie dokumenty może objąć digitalizacja teczek medycznych?

Współpracując z nami z łatwością stworzysz kompletne i wszechstronne elektroniczne archiwum dokumentacji medycznej. Pełna digitalizacja historii leczenia obejmuje szeroki zakres danych – od wyników pacjenta sprzed lat po bieżącą dokumentację.

Oto, jakie dokumenty może obejmować proces digitalizacji:

Historie chorób i karty pacjentów - kompletna dokumentacja przebiegu hospitalizacji, wywiadów lekarskich oraz elektroniczna historia chorób – to wszystko jest dostępne w uporządkowanej formie.
Wyniki i opisy badań diagnostycznych - digitalizacja teczek pacjentów obejmuje wyniki badań laboratoryjnych, opisy RTG, USG, tomografii komputerowej oraz innych badań obrazowych, które zostały przeprowadzone w procesie diagnostyki.
Dokumentacja farmakologiczna - pełna historia przyjmowanych leków, dawkowania, interakcji lekowych oraz zaleceń dotyczących farmakoterapii – to również dane niezbędne do bezpiecznego prowadzenia leczenia.
Skierowania i recepty - cyfryzacja dokumentów medycznych pozwala na sprawne zarządzanie skierowaniami do specjalistów oraz archiwizację wystawionych recept zgodnie z wymogami prawa.
Konsultacje specjalistyczne - opinie wydane przez lekarzy, zalecenia po wizytach u specjalistów oraz plany leczenia – wszystko w jednym miejscu dzięki elektronicznej historii leczenia.
Dokumentacja operacyjna i zabiegowa - elektroniczna historia leczenia obejmuje także protokoły operacyjne, opisy zabiegów, karty znieczulenia – cyfryzacja dokumentacji medycznej pozwala przechowywać niezbędne informacje dla dalszego procesu leczenia i rehabilitacji w jednym miejscu.

Digitalizacja dokumentacji medycznej

W Rhenus Office Systems Poland z najwyższą starannością zadbamy o to, aby elektroniczne dane pacjentów zostały zebrane i zarchiwizowane sprawnie i z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.

Należy podkreślić, że proces digitalizacji dokumentów medycznych jest zawsze dostosowany do specyfiki działania konkretnej placówki ochrony zdrowia. Nasze działania podczas cyfryzacji dokumentacji przebiegają w następujący sposób:

Audyt i analiza obecnego stanu archiwum

Cyfryzację teczek pacjenckich rozpoczynamy od dokładnej oceny wolumenu dokumentacji, sposobu jej przechowywania oraz specyficznych wymagań placówki. Digitalizacja teczek pacjenckich wymaga precyzyjnego planu uwzględniającego harmonogram archiwizacji.

Identyfikujemy także potencjalne ryzyka, takie jak braki w dokumentacji czy jej uszkodzenia, oraz proponujemy najlepsze rozwiązania organizacyjne i technologiczne, aby cały proces przebiegł bez zakłóceń.

Zabezpieczenie i przygotowanie dokumentacji

Cyfryzacja teczek pacjentów rozpoczyna się od właściwego zabezpieczenia wrażliwych danych. Wszystkie są starannie katalogowane i pakowane w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo – dostarczamy specjalistyczne pudła do archiwizacji.

Bezpieczny transport dokumentów medycznych

Zapewniamy transport teczek osobowych pacjentów i innych danych z uwzględnieniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Dokumentacja medyczna jest przewożona w zabezpieczonych i zaplombowanych pudłach, pojazdami z systemem monitoringu GPS. To gwarantuje, że dotrze do centrum archiwizacji w nienaruszonym, oryginalnym stanie.

Przewozem zajmują się wyłącznie nasi przeszkoleni pracownicy, którzy doskonale znają procedury związane z ochroną danych wrażliwych. Ich wiedza i doświadczenie są dodatkowym zabezpieczeniem, dzięki któremu cały proces przebiega sprawnie, bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Skanowanie i digitalizacja danych historii leczenia

W centrach archiwizacji przeprowadzamy skanowanie dokumentów z wykorzystaniem zaawansowanych technologii OCR. Digitalizacja dokumentów leczenia odbywa się z zachowaniem najwyższej jakości obrazu, co umożliwia odczyt nawet drobnych szczegółów zapisanych ręcznie.

Cyfryzacja teczek pacjenckich — Indeksacja i kategoryzacja dokumentacji

Możemy także przeprowadzić indeksację danych – każdy dokument ma nadawane odpowiednie metadane, które umożliwiają jego szybkie wyszukiwanie. Cyfryzacja historii leczenia obejmuje m.in. przypisanie dokumentów do konkretnych pacjentów, dat i typów badań.

Cyfryzacja teczek medycznych — utworzenie bazy danych i jej konfiguracja

Baza powstaje na bezpiecznym serwerze z szyfrowanym połączeniem SMTP lub na zabezpieczonym nośniku zewnętrznym (np. dysku). Digitalizacja teczek medycznych kończy się uruchomieniem w pełni funkcjonalnego systemu, który możesz zintegrować z oprogramowaniem stosowanym w placówce.

Co ważne zapewniamy opcję ciągłego utrzymania archiwum – nowe dokumenty są na bieżąco dodawane do systemu, co zapewnia spójność cyfryzacji danych historii leczenia. Nasze rozwiązania są zgodne ze standardami EDM.

Digitalizacja dokumentacji medycznej z Rhenus Office Systems Poland – postaw na współpracę z zaufanym partnerem

Cyfryzacja dokumentów leczenia to wyzwanie – dokumentacja pacjentów jest poufna i wrażliwa, a jej wyciek naraziłby placówkę na poważne konsekwencje prawne i wizerunkowe. Dlatego warto postawić na sprawdzonego partnera, który zapewni pełne bezpieczeństwo na każdym etapie procesu.

Rhenus Office Systems Poland ma certyfikat ISO 27001 i działa zgodnie z międzynarodowymi standardami zarządzania bezpieczeństwem informacji. Nasze rozwiązania pomagają placówkom medycznym w Polsce zadbać o bezpieczeństwo dokumentacji pacjentów i optymalizację kosztów od 2001 roku.

Przeprowadzona przez nas digitalizacja archiwów medycznych spełnia wszystkie wymogi prawne, w tym standardy HL7 CDA oraz IHE XDS.b niezbędne do prawidłowej wymiany danych między systemami.

Nasi klienci doceniają kompleksowe podejście – od digitalizacji dokumentów przez utworzenie elektronicznego archiwum, aż po bieżącą obsługę. Zapraszamy do współpracy!

Od kiedy digitalizacja danych historii leczenia jest obowiązkowa?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej został wprowadzony Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 roku i obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku. Dotyczy to wszystkich nowo tworzonych dokumentów – recept, skierowań, wyników badań, kart informacyjnych leczenia szpitalnego.

Czy digitalizacja historii leczenia sprzed 2021 r. jest obowiązkowa?

Nie, digitalizacja historii leczenia archiwalnej nie jest obowiązkowa. Jednak coraz więcej placówek decyduje się na ten krok ze względu na liczne korzyści operacyjne i finansowe – np. związane z optymalizacją kosztów archiwizacji, efektywniejszym zabezpieczeniem dokumentacji i jej łatwiejsze udostępnianie.

Co mogą zawierać elektroniczne dane pacjentów?

Elektroniczne dane pacjentów obejmują pełną dokumentację medyczną, np. historię wizyt u specjalistów, wyniki badań laboratoryjnych i diagnostycznych, opisy badań obrazowych (RTG, USG, TK, MR), informacje o przyjmowanych lekach i ich dawkowaniu, wystawione recepty i skierowania, karty informacyjne leczenia szpitalnego, protokoły operacyjne oraz zalecenia lekarskie. System pozwala również na przechowywanie notatek pielęgniarskich i dokumentacji rehabilitacyjnej.

Czy digitalizacja dokumentacji medycznej usprawnia przekazywanie informacji istotnych dla leczenia?

Tak, cyfryzacja teczek medycznych umożliwia uprawnionemu personelowi medycznemu natychmiastowy dostęp do niezbędnych informacji. Lekarz prowadzący może w kilka sekund sprawdzić wyniki badań zleconych przez innego specjalistę, historię przyjmowanych leków czy wcześniejsze diagnozy. To szczególnie istotne w nagłych sytuacjach, w których szybkie uzyskanie informacji może decydować o życiu pacjenta.

Czy cyfryzacja dokumentacji medycznej jest bezpieczna?

Cyfryzacja dokumentacji medycznej przeprowadzana przez Rhenus Office Systems Poland jest w pełni bezpieczna i zgodna z wymogami prawa, w tym z przepisami RODO oraz ustawą o prawach pacjenta. Stosujemy zaawansowane metody szyfrowania danych, kontrolę dostępu oraz wykonujemy regularne kopie bezpieczeństwa.