Digitalizacja i archiwum faktur

Każda faktura to nie tylko dokument — to zapis zobowiązań, kosztów i historii współpracy z kontrahentami. Jednak im więcej faktur trafia do firmy, tym trudniej zachować nad nimi pełną kontrolę. Właśnie dlatego przedsiębiorcy coraz częściej wybierają rozwiązanie, jakim jest digitalizacja faktur. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, które stosujemy w Rhenus Office Systems Poland faktury zakupowe i kosztowe przestają być źródłem chaosu, a stają się narzędziem wspierającym płynne zarządzanie finansami.

Jako przedsiębiorcę interesują Cię konkretne korzyści płynące z zastosowania proponowanego przez nas rozwiązania, jakim jest elektroniczny obieg e-faktur.

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur to przede wszystkim usprawnienie procesów wewnętrznych. Każdy dokument trafia do systemu, w którym automatycznie przypisywane są odpowiednie ścieżki akceptacji i weryfikacji. Dzięki temu obieg faktur staje się przewidywalny, transparentny i możliwy do monitorowania na każdym etapie.

Cyfrowy obieg faktur zwiększa kontrolę nad płatnościami. Dzięki temu rozwiązaniu masz pewność, że: 

• Żadna faktura nie zaginie – wszystkie e-faktury są rejestrowane w systemie i łatwe do odszukania nawet po latach.
• Rozliczenia odbywają się terminowo – automatyczne przypomnienia i ścieżki akceptacji minimalizują ryzyko opóźnień.
• Pracownicy mają dostęp do raportów w czasie rzeczywistym – mogą na bieżąco monitorować zobowiązania i status każdej faktury.
• Planujesz budżet z większą precyzją – dane z faktur są od razu dostępne do analiz, co ułatwia kontrolę przepływów finansowych.
• Zarządzasz płynnością finansową efektywniej – widzisz pełny obraz zobowiązań i możesz szybciej reagować na zmiany w kosztach.

Ważnym elementem jest także bezpieczeństwo. Cyfryzacja obiegu faktur pozwala precyzyjnie określić, kto i kiedy miał dostęp do dokumentu, a także jakie działania zostały na nim wykonane. W praktyce oznacza to pełną zgodność z wymaganiami prawnymi oraz łatwość w przygotowaniu dokumentacji na potrzeby audytów czy kontroli.

Szczególnie pomocna jest digitalizacja faktur kosztowych pochodzących z wielu źródeł: dostawców usług, najemców, instytucji publicznych. To często bardzo dużo faktur. Nasza firma wykorzystuje technologie OCR i indeksację danych, aby ujednolicić je w jednym systemie. Dzięki temu możliwe jest szybkie porównanie kosztów, wychwycenie nieprawidłowości i sprawna kontrola wydatków.

Przetworzone w ten sposób cyfrowe faktury stają się częścią spójnego archiwum, dostępnego w każdej chwili dla uprawnionych pracowników. Ogranicza to błędy przy ręcznym wprowadzaniu danych i umożliwia automatyczne przesyłanie ich do systemów księgowych lub ERP. Efekt? Wyraźne skrócenie czasu procesowania i mniejsze koszty obsługi. Digitalizacja i przetwarzanie dokumentacji faktur to znaczne uproszczenie dla firm.

Kolejny etap to digitalizowanie faktur przy użyciu skanerów przemysłowych oraz technologii OCR. Dane z dokumentów są odczytywane automatycznie, a następnie poddawane kontroli jakości. Nasze rozwiązania obsługują nie tylko klasyczne dokumenty papierowe – sprawdzają się także w pracy z fakturami w formacie PDF czy XML, co zapewnia pełną elastyczność i wygodę użytkowania.

Po odczycie danych przeprowadzamy indeksację, dzięki której każda faktura otrzymuje komplet metadanych, takich jak kontrahent, data, kwota czy numer zamówienia. W efekcie dokumenty stają się łatwe do wyszukania i wykorzystania w systemie. To właśnie na tym etapie digitalizowanie faktur zakupowych łączy się z cyfryzacją faktur zakupowych – dane stają się nie tylko obrazem cyfrowym, lecz także strukturą gotową do dalszego wykorzystania.

Analogicznie działa digitalizacja faktur kosztowych. Tego rodzaju dokumenty trafiają zwykle z wielu źródeł i w różnych formatach, dlatego wymagają szczególnej standaryzacji. Wykorzystując nasze technologie OCR oraz cyfryzację faktur kosztowych, przekształcamy je w ujednoliconą formę, którą można błyskawicznie analizować, porównywać i raportować. Dzięki temu dział finansowy zyskuje nie tylko uporządkowaną dokumentację, ale również narzędzie do sprawniejszej kontroli budżetów i wydatków.

Nie bez znaczenia jest również etap digitalizacji archiwów. Dokumenty trafiają do bezpiecznego repozytorium – archiwum e-faktur – które pozwala na szybki dostęp w dowolnym momencie. Elektroniczne przechowywanie faktur eliminuje ryzyko utraty dokumentów i gwarantuje zgodność z wymogami prawnymi. W zależności od potrzeb Twojego przedsiębiorstwa dane mogą być przechowywane w wewnętrznym systemie firmy lub w naszym środowisku spełniającym wymogi ISO/IEC 27001. Tak zbudowane archiwum faktur jest jednocześnie podstawą do integracji z Archiwum e-Faktur zintegrowanym z KSEF.

Wszystkie nasze działania związane z cyfryzacją faktur oparte są na doświadczeniu zdobytym w wielu branżach, także w projektach wymagających szczególnej poufności, takich jak digitalizacja dokumentacji medycznej. To pozwala nam przenosić najwyższe standardy bezpieczeństwa na grunt obsługi finansowo-księgowej. W efekcie digitalizacja obiegu faktur staje się procesem nie tylko szybkim i wydajnym, ale przede wszystkim bezpiecznym i zgodnym z prawem.

Prowadzenie firmy wymaga pewności, że wszystkie dokumenty finansowe są nie tylko prawidłowo zaksięgowane, ale też dostępne w każdym momencie – także wiele lat po ich wystawieniu. Dlatego w Rhenus Office Systems Poland oferujemy Archiwum e-Faktur zintegrowane z KSEF, które zapewnia przedsiębiorcom pełną ciągłość biznesową. Dzięki centralnemu repozytorium możesz mieć pewność, że nawet w sytuacjach awaryjnych – jak awaria serwera czy konieczność pracy zdalnej – wszystkie dane są bezpieczne i dostępne w trybie 24/7. Elektroniczne przechowywanie faktur to rozwiązanie skuteczne i w pełni bezpieczne.

Takie rozwiązanie wspiera także spełnienie obowiązków podatkowych. E-faktury muszą być przechowywane przez określony czas w formie umożliwiającej ich łatwe odtworzenie i kontrolę. Nasze archiwum e-faktur zostało zaprojektowane z myślą o audytach i postępowaniach kontrolnych. W praktyce oznacza to szybki dostęp do danych, raporty zgodne z wymaganiami Krajowej Administracji Skarbowej i brak ryzyka, że dokumenty zostaną zakwestionowane z powodów formalnych.

Wdrożenie takiego systemu to również redukcja kosztów operacyjnych. Eliminujesz potrzebę utrzymywania fizycznych archiwów i ograniczasz liczbę prac administracyjnych. Cyfryzacja faktur i ich przechowywanie w formie elektronicznej pozwala zmniejszyć koszty obsługi, a jednocześnie poprawić komfort pracy działu finansowego. Dodatkowo rozwiązanie jest skalowalne – Twoje archiwum e-faktur rośnie wraz z firmą i nie wymaga reorganizacji przy zwiększającej się liczbie dokumentów.

Co więcej, nasze podejście sprawdza się w różnych sektorach – od produkcji po usługi profesjonalne (np. prawnicze lub medyczne). To właśnie firmy, które postawiły na digitalizację i przetwarzanie dokumentacji faktur, najczęściej podkreślają, że obsługa finansowa stała się dla nich przewidywalna, szybka i wolna od niepotrzebnego ryzyka.

Procesowanie faktur

Jednym z kluczowych elementów całego rozwiązania digitalizacji i przetwarzania dokumentacji faktur jest ich procesowanie. Elektroniczny obieg faktur umożliwia ustawienie reguł zgodnych z Twoją strukturą organizacyjną, co minimalizuje ryzyko pomyłek i opóźnień.

Dzięki automatyzacji możliwe jest szybkie wykrywanie duplikatów, weryfikacja poprawności danych i bieżąca kontrola budżetów. Digitalizowanie obiegu faktur pozwala z kolei dopasować proces do wymagań konkretnej branży – czy to w sektorze produkcji, logistyki, czy usług profesjonalnych. Dokumenty są przechowywane w bezpiecznym elektronicznym archiwum, które pełni rolę centrum finansowej wiedzy o Twojej firmie.

To podejście daje przewagę nie tylko w codziennej pracy. Archiwum e-Faktur zintegrowane z KSEF pozwala również przygotować się na przyszłe zmiany regulacyjne i zyskać przewagę konkurencyjną w obsłudze klientów. W efekcie digitalizacja faktur zakupowych i digitalizacja faktur kosztowych stają się elementem strategicznego zarządzania, a nie tylko technicznym obowiązkiem.

Digitalizacja jest rozwiązaniem, które sprawdzi się w wielu dziedzinach. Nie ważne, czy mowa o digitalizacji w przemyśle, medycynie, prawie, czy innej dziedzinie. Wszędzie rozwiązanie to przynosi ogromne korzyści.