E-teczka - digitalizacja dokumentacji pracowniczej i akt osobowych HR

Dostęp na Twoich warunkach

Czy wiesz, że digitalizacja danych HR realizowana przez Rhenus Office Systems Poland odbywa się w pełnej zgodzie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przechowywania danych osobowych pracowników? Bezpieczna digitalizacja dokumentacji pracowniczej prowadzona jest z najwyższą starannością – od odbioru i monitorowanego transportu dokumentów papierowych, poprzez cyfryzację akt osobowych, aż po udostępnienie uporządkowanego archiwum elektronicznego. Nasze działania oparte są na normach ISO 27001 i ISO 9001, zgodne z regulacjami RODO oraz Kodeksu pracy. To wyższy poziom prowadzenia firmy. Sprawdź, jak możemy pomóc Ci go osiągnąć.

Nowe możliwości

Od 1 stycznia 2019 roku istnieje ustawowa możliwość prowadzenia akt osobowych pracownika w wersji elektronicznej. Elektroniczne akta osobowe szczególnie sprawdzają się w dużych i średnich firmach posiadających rozproszoną strukturę, gdzie dokumentacja powstaje fizycznie w wielu miejscach, a jej przechowywanie sprawia trudności w codziennym załatwianiu spraw. Zmiana prawa w tym zakresie upowszechniła w przedsiębiorstwach proces przechodzenia na ten nowoczesny model archiwizacji dokumentacji osobowej.

{CTA_PHONE}

{CTA_EMAIL}

Czy wiesz, że...

Digitalizacja teczek pracowniczych do A do Z powinna być realizowana zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy Rodziny i Polityki Społecznej z 2018 roku. Ważne jest zachowanie szczegółowych procedur, ochrona danych osobowych, stosowanie odpowiednich poziomów zabezpieczeń, podpisu kwalifikowanego itd. Zanim przekażesz usługodawcy dane swoich pracowników, upewnij się, że spełnia on wszystkie wymagania.

E-teczka – najlepszy sposób na prowadzenie akt osobowych pracownika

Zmieniający się model pracy – coraz częściej zdalnej lub rozproszonej – wymusza nowe podejście do zarządzania danymi pracowników. Działy HR potrzebują dziś narzędzi, które pozwolą działać szybko, bezpiecznie i z dowolnego miejsca. Tradycyjne akta osobowe przestają być wystarczające – zarówno pod względem organizacyjnym, jak i prawnym. Rozwiązaniem, które Ci proponujemy, jest e-teczka. To cyfrowe narzędzie porządkujące procesy, które przenosi dokumentację pracowniczą w uporządkowaną, cyfrową przestrzeń.

E-teczka to nowoczesna, cyfrowa odpowiedź na rosnące potrzeby w zakresie zarządzania dokumentacją pracowniczą. Zawiera wszystkie informacje wymagane przez przepisy prawa, w tym dane osobowe, przebieg zatrudnienia, szkolenia czy aneksy do umów – z tą różnicą, że przechowywane są one w postaci elektronicznej, w bezpiecznym systemie informatycznym.

Digitalizacja teczek osobowych oznacza nie tylko przeniesienie dokumentów do formatu cyfrowego, ale też uporządkowanie procesów związanych z ich tworzeniem, przechowywaniem i dostępem. Bezpieczna digitalizacja dokumentacji pracowniczej to nieoceniona zmiana w funkcjonowaniu działów HR, które zyskują natychmiastowy dostęp do potrzebnych danych, niezależnie od miejsca i czasu pracy. Właśnie dlatego coraz więcej firm zleca nam digitalizowanie danych pracowników, traktując to jako fundament dalszej cyfryzacji wewnętrznych procesów.

Rozwiązanie, jakim jest digitalizacja dokumentów, ułatwia prowadzenie akt osobowych pracownika zgodnie z aktualnymi przepisami – w tym z wymogami RODO. Co ważne, e-dokumentacja HR tworzona i obsługiwana w odpowiednich systemach gwarantuje integralność danych oraz ich poufność. Właściwie wdrożona cyfryzacja akt osobowych to nie tylko kwestia technologii, ale także bezpieczeństwa i zgodności z obowiązującymi regulacjami.

Digitalizacja akt osobowych pracowniczych szczególnie dobrze sprawdza się w firmach, które działają w wielu lokalizacjach – np. posiadają oddziały terenowe, zespoły mobilne lub rozbudowaną strukturę zatrudnienia. W takich przypadkach dokumenty HR tworzone są w różnych punktach organizacji, co utrudnia ich zbieranie, weryfikację i bieżące wykorzystanie. Cyfryzacja danych HR rozwiązuje ten problem: umożliwia szybki dostęp do informacji, niezależnie od tego, gdzie fizycznie powstały i kto musi z nich skorzystać.

Choć pojęcie e-teczki HR może brzmieć technicznie, jej działanie jest intuicyjne, a korzyści – zauważalne natychmiast po wprowadzeniu. Digitalizacja danych HR to dziś nie tylko usprawnienie pracy, ale też element przewagi konkurencyjnej firm, które chcą działać efektywnie, odpowiedzialnie i zgodnie z przepisami. Dlatego właśnie digitalizacja w przemyśle, medycynie, produkcji oraz usługach, to coraz częściej standard, niż wyjątek.

Bezpieczna digitalizacja dokumentacji pracowniczej – jakie są wymogi prawne?

Od 1 stycznia 2019 roku przepisy prawa umożliwiają prowadzenie akt osobowych pracownika w formie elektronicznej. To oznacza, że pracodawcy nie są już zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie papierowej – mogą ją w pełni legalnie zastąpić poprzez digitalizowanie akt osobowych, o ile cały proces odbywa się zgodnie z wymogami prawa.

Pracodawca jako podmiot przetwarzający dane osobowe ponosi odpowiedzialność za sposób gromadzenia, przechowywania i zabezpieczania informacji o pracowniku. Zgodność z przepisami RODO, Kodeksu pracy oraz rozporządzeń dotyczących dokumentacji pracowniczej to absolutna podstawa.

Aby cyfryzacja dokumentów HR była legalna i bezpieczna, nie wystarczy zeskanować papierowych akt i zapisać ich na dysku. Konieczne jest spełnienie konkretnych warunków: zapewnienie integralności danych, kontrola dostępu, możliwość weryfikacji historii zmian oraz zabezpieczenie przed ich utratą. Właśnie dlatego tak ważna jest bezpieczna cyfryzacja dokumentacji pracowniczej, realizowana w oparciu o sprawdzone systemy i procedury.

Zlecając digitalizację akt osobowych pracowniczych naszej firmie, możesz mieć pewność, że cały proces odbywa się w sposób zgodny z regulacjami i bezpieczny dla danych. To szczególnie ważne, gdy mamy do czynienia z wrażliwą kategorią informacji, jaką są dane osobowe pracowników.

Pamiętaj także, że zarządzanie dokumentacją pracowniczą nie dotyczy wyłącznie aktualnie zatrudnionych pracowników. Prowadzenie akt osobowych pracownika oznacza także, że teczki osobowe musisz przechowywać również po zakończeniu stosunku pracy przez określony prawnie czas. Dlatego elektroniczne archiwum to oszczędność miejsca i podwyższone bezpieczeństwo danych.

Digitalizacja danych HR – jak ułatwia codzienną pracę?

Praca działu HR to nieustanna konieczność podejmowania decyzji, wypełniania dokumentów i wniosków. Gdy wszystko odbywa się w formie papierowej, łatwo o chaos i błędy. Digitalizacja danych HR porządkuje procesy i oszczędza czas.

Digitalizowanie w zakładzie pracy — co zyskuje Twój dział HR?

natychmiastowy dostęp do danych o pracownikach – bez przeszukiwania segregatorów,
jedno źródło informacji – każdy pracuje na tej samej, aktualnej wersji dokumentu,
oszczędność czasu – szybsze raporty, zestawienia i obsługa zapytań kadrowych,
większe bezpieczeństwo – kontrolowany dostęp do informacji o pracownikach

lepszą komunikację między HR a menedżerami, księgowością i zarządem,
łatwiejsze przygotowanie do audytów i kontroli – uporządkowana ewidencja dostępna online,
nowe możliwości – e-dokumentacja HR może być także kompatybilna z innymi rozwiązaniami np. takimi, jak e-faktura, czy elektroniczne systemy obiegu dokumentów w firmie.

Digitalizowanie danych pracowników – dlaczego warto je zlecić?

Choć digitalizowanie w zakładzie pracy można próbować realizować własnymi siłami, w praktyce wiąże się to z ryzykiem błędów, opóźnień i niepełnej zgodności z przepisami. Wszystko przez to, że zwykle brakuje do tego odpowiednich narzędzi, doświadczenia oraz procedur zabezpieczających dane osobowe. E-teczka pracownicza to nie dane spisane do pliku tekstowego. Dokumentacja kadrowa często zawiera wyjątkowo wrażliwe informacje – nie tylko dane adresowe czy przebieg zatrudnienia, ale też adnotacje medyczne, informacje o członkach rodziny czy wynagrodzeniu. Dlatego bezpieczna digitalizacja dokumentacji pracowniczej, wymaga odpowiedniego podejścia.

Takiego podejścia wymagają również dokumenty przedsiębiorstw medycznych. Nasze wieloletnie doświadczenie dotyczy także digitalizacji dokumentacji medycznej, z którego od lat czerpią nasi klienci.

Cyfryzacja dokumentów pracowników powierzona naszej firmie, to odciążenie wewnętrznych zasobów Twojego przedsiębiorstwa i gwarancja, że cały proces przebiegnie zgodnie z obowiązującymi normami (w tym RODO). Prowadzenie akt osobowych pracownika może być naprawdę proste!

Jak przeprowadzić rewolucję w dziale kadr?

Chcesz zamienić HR w sprawnie działający system obsługi pracowników? Pokażemy Ci, jak wiele możesz zyskać, wprowadzając Elektroniczną Teczkę Osobową.

Skontaktuj się z nami

Zastanawiasz się, co nas wyróżnia?

W Rhenus Office Systems Poland digitalizowanie danych pracowników przeprowadzamy w oparciu o ścisłe standardy bezpieczeństwa. Korzystamy z nowoczesnych technologii skanowania i archiwizacji oraz zapewniamy pełną zgodność z regulacjami dotyczącymi digitalizacji akt osobowych pracowniczych.

To wszystko sprawia, że digitalizowanie dokumentów HR poza strukturą firmy to nie tylko wygoda, ale i sposób na zwiększenie efektywności, redukcję kosztów i ograniczenie ryzyka związanego z przetwarzaniem danych.

Jak wygląda proces digitalizacji z Rhenus Office Systems Poland?

Digitalizowanie danych HR rozpoczynamy od szczegółowej analizy potrzeb Twojej firmy. Ustalamy, jaki zakres dokumentów zostanie objęty digitalizacją, ile akt będzie przetwarzanych, jaki jest stan materiałów źródłowych oraz jakie wymagania techniczne powinny zostać spełnione. Bierzemy pod uwagę m.in. typ dokumentacji, stopień rozproszenia organizacji oraz sposób dalszego wykorzystania plików cyfrowych. Na tej podstawie budujemy harmonogram, ustalamy etapy realizacji oraz model współpracy — wszystko to z pełnym uwzględnieniem bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami. Powstała w ten sposób e-teczka pracownicza jest idealne dopasowana do potrzeb Twojej firmy.

Odbiór dokumentacji i zabezpieczenie transportu

Dokumenty przekazywane do digitalizacji odbierane są przez przeszkolonych w tym zakresie pracowników. Każda partia dokumentów zostaje oznaczona i zarejestrowana w naszym systemie. Transport realizowany jest w bezpiecznych, plombowanych pojemnikach – dedykowanych do przewozu dokumentacji zawierającej dane osobowe. Transport teczek osobowych odbywa się przy wykorzystaniu systemu GPS, który dodatkowo zabezpiecza dokumenty podczas transportu.

Przygotowanie dokumentów do digitalizacji

Po przetransportowaniu digitalizowanie dokumentów HR rozpoczynamy od ich fizycznego przygotowania. Usuwamy zszywki i spinacze, porządkujemy kolejność stron, rozdzielamy typy dokumentów i weryfikujemy ich kompletność.

Skanowanie i konwersja do formy cyfrowej

Właściwy proces digitalizacji danych pracowników odbywa się na profesjonalnych skanerach klasy przemysłowej, wyposażonych w systemy OCR (pozwalające na optyczne rozpoznawanie tekstu), które umożliwiają stworzenie w pełni przeszukiwalnych plików PDF. W zależności od potrzeb Twojej firmy w ramach cyfryzacji dokumentów pracowniczych stosujemy określone parametry jakości (rozdzielczość, kolor, format), a także struktury plików zgodne z obowiązującymi regulacjami dla e-dokumentacji HR.

Zabezpieczenie danych i przekazanie dokumentacji

Wszystkie dane cyfrowe są szyfrowane i zabezpieczone zgodnie z normą ISO/IEC 27001. Wspierając digitalizowanie w zakładzie pracy stosujemy wielopoziomową autoryzację dostępu, kontrolę operacji oraz tworzenie kopii zapasowych. Dzięki temu każda e teczka HR jest bezpieczna. Po zakończeniu procesu digitalizowania danych pracowników dokumentacja może zostać zwrócona Tobie, zarchiwizowana w naszych bezpiecznych magazynach lub — na życzenie — zutylizowana zgodnie z przepisami o ochronie danych.

Wsparcie na każdym etapie

Jako partner technologiczny wspieramy Twoją firmę również po zakończeniu projektu oferując inne usługi takie jak digitalizacja archiwów pozostałej dokumentacji firmowej, czy niszczenie dokumentów.

Postaw na rozwiązania, które ułatwiają codzienną pracę i zapewniają zgodność z przepisami. Digitalizacja teczek pracowniczych to inwestycja w bezpieczeństwo, szybkość działania i pełną kontrolę nad dokumentacją kadrową. W Rhenus Office Systems Poland tworzymy intuicyjną i przejrzystą e-dokumentację HR, dzięki której dział personalny działa sprawniej, a Twoja firma zyskuje przewagę konkurencyjną. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak łatwo może być wdrożona digitalizacja danych HR w Twojej firmie.

FAQ — to może Cię zainteresować

Czy digitalizacja teczek pracowniczych wymaga zatrzymania bieżącej pracy działu HR?

Proces digitalizacji teczek pracowniczych realizujemy w taki sposób, aby nie zakłócał codziennych obowiązków działu HR. Dokumenty są odbierane i przygotowywane poza biurem, a bieżący obieg spraw pracowniczych odbywa się równolegle.

Jakie zabezpieczenia stosujecie podczas tworzenia e-dokumentacji HR?

Bezpieczna digitalizacja dokumentacji pracowniczej to nasz priorytet. Dlatego e-dokumentacja HR zawsze powstaje w oparciu o systemy zgodne z normą ISO/IEC 27001. Dane są szyfrowane, dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby, a cały proces jest monitorowany i audytowany, co gwarantuje pełną ochronę danych osobowych.

Czy zajmujecie się także indeksacją danych?

Tak, indeksacja danych również jest przez nas przeprowadzana. Pliki są indeksowane zgodnie z wcześniej ustalonymi kryteriami – np. imię i nazwisko pracownika, typ dokumentu, data dokumentu, numer teczki. Dzięki temu powstaje przejrzysta, uporządkowana e-teczka HR, która umożliwia szybkie wyszukiwanie, dostęp oraz integrację z systemami kadrowo-płacowymi Twojej firmy.