Elektroniczne archiwum, bezpieczne archiwum zakładowe

Optymalizacja procesów biznesowych

Twoja firma każdego dnia przetwarza duże ilości dokumentów. Każdy z nich ma ogromne znaczenie biznesowe oraz prawne. Jeśli utrzymanie porządku w papierowej dokumentacji staje się coraz większym wyzwaniem, elektroniczne archiwum dokumentów może się stać narzędziem usprawniającym pracę firmy. W Rhenus Office Systems Poland stworzymy dla Twojej firmy w pełni zdigitalizowane repozytorium danych zgodne z wymogami ISO oraz RODO. Zapewni ono pełną kontrolę nad zasobami, pozwoli spełnić wymogi ustawowe związane z przechowywaniem dokumentacji oraz pomoże zoptymalizować koszty. Zapoznaj się z naszym rozwiązaniem lub skontaktuj z nami telefonicznie.

Elektroniczne archiwum zakładowe – dokumenty pod kontrolą

Elektroniczne archiwum to nie tylko sposób na bezpieczne przechowywanie już zaksięgowanych faktur czy akt osobowych. To baza danych, która pozwala sprawniej zarządzać bieżącą dokumentacją – systematyzować ją i katalogować. Po wdrożeniu e-archiwum uprawnione osoby mają dostęp do aktualnych danych, a obieg informacji staje się zautomatyzowany.

{CTA_PHONE}

{CTA_EMAIL}

Jakie dokumenty może zawierać elektroniczne archiwum?

Elektroniczne archiwum firmowe to miejsce, do którego mogą trafić wszystkie dokumenty istotne dla działalności. Można przechowywać w nim m.in.:

e-faktury – w postaci, która ułatwi procesy księgowe i utrzymanie cash flow;

dokumentację pracowniczą – począwszy od umów, przez e-teczki z danymi o zatrudnieniu;

umowy, kontrakty i zamówienia oraz wszystkie inne dokumenty związane ze specyfiką działalności.

Elektroniczne archiwum dokumentów sprawia, że dostęp do akt staje się prosty, a ich analiza przebiega sprawniej – niezależnie od tego, czy potrzebna jest digitalizacja dokumentacji medycznej, finansowej czy transportowej.

Wdrożenie archiwum elektronicznego z Rhenus Office Systems Polska – krok po kroku

Zakładowe archiwum elektroniczne powstanie w zgodzie z obowiązującymi przepisami, a przede wszystkim – ze specyfiką procesów w firmie. Cel jest prosty: zapewnienie pełnej kontroli nad zasobami w jednym miejscu.

Zanim powstanie elektroniczne archiwum zakładowe, ocenimy, jak wygląda obecny system przechowywania dokumentacji w Twojej firmie. Zapoznamy się z jej charakterem, oszacujemy, na jaką skalę musi zostać przeprowadzona digitalizacja dokumentów. Następnie zaplanujemy rozwiązania, które pozwolą stworzyć bezpieczne i funkcjonalne repozytorium.

Relations of order or subordination between members. Virtual scr

Pomożemy prawidłowo zabezpieczyć dokumenty archiwalne. Dostarczymy bezpieczne pudła archiwizacyjne, a nasz zespół może uczestniczyć w procesie przygotowania dokumentacji. Zapewnimy bezpieczny transport teczek osobowych oraz innej dokumentacji do naszej siedziby. Ich przewóz nastąpi w pojazdach z systemem monitoringu GPS – aby wyeliminować ryzyko wycieku czy utraty danych.

Kolejnym etapem działań będzie digitalizacja archiwów zgodnie przepisami. Zadbamy o to, aby utrzymać spójność, autentyczność i ciągłość danych oraz opatrzyć je wymaganym podpisem elektronicznym. Przy skanowaniu dokumentacji wykorzystamy technologie OCR (sczytywanie danych z dokumentacji i ich kategoryzowanie). Każdy plik elektroniczny będzie stanowić wierną kopię papierowego dokumentu. Tak powstała baza pozwoli utworzyć spójne, jednolite i bezpieczne archiwum elektroniczne.

Wdrożenie archiwum elektronicznego

Po skanowaniu dokumentów przygotujemy system, który umożliwi sprawne archiwizowanie bieżących dokumentów firmowych – zgodnie z przyjętym harmonogramem. Wdrożenie archiwum elektronicznego obejmie również zintegrowanie go z systemem ERP czy CRM – po to, aby współpraca z nami realnie usprawniła procesy i przyspieszyła realizację bieżących zadań.

Nasza rola nie kończy się w momencie, gdy powstanie elektroniczne archiwum dokumentów. Oferujemy także możliwość rejestrowania nowych dokumentów w cyfrowej bazie, aby informacje mogły zostać niemal natychmiast wykorzystane i przekazane do właściwych działów i wspomagały zarządzanie procesami.

Wymierne korzyści dla Twojego biznesu

Archiwum elektroniczne usprawniło codzienne działania biznesowe wielu naszych klientów. Co może zyskać dzięki temu rozwiązaniu Twoja firma?

Po pierwsze uszczelnienie procesów zarządzania danymi. Papierowe dokumenty łatwo zgubić, pominąć czy umieścić w niewłaściwym segregatorze. Elektroniczne archiwum pozwoli zapomnieć o tych problemach – zarejestrować wszystkie sprawy „na wejściu”. W efekcie ważne informacje szybko trafią do osób odpowiedzialnych i zostaną właściwie rozpatrzone.

cropped view of woman holding light bulb under paper craft trian

Prowadząc elektroniczne archiwum zakładowe, można uważnie kontrolować terminy realizacji zobowiązań finansowych – bez obaw o przekroczenie terminów płatności czy czasu odpowiedzi na pismo urzędowe.

Bieżąca aktualizacja informacji w elektronicznym archiwum pozwoli świadomie zarządzać zasobami firmy – w tym np. terminami urlopów pracowników, budżetem czy zatowarowaniem magazynu.

Elektroniczne archiwum usprawni obieg dokumentów i zagwarantuje ich błyskawiczną dystrybucję – bez względu na to, ile oddziałów ma firma i jak bardzo są one oddalone od siebie. Utrzymanie archiwum elektronicznego zlikwiduje bariery odległości i pozwoli wszystkim działać w oparciu o te same, aktualne dane.

Prowadzenie papierowego archiwum pochłania mnóstwo zasobów – zarówno czasu i przestrzeni, jak i pieniędzy. Wdrożenie archiwum elektronicznego pozwoli obniżyć koszty nawet o ponad 30%.

Co ważne — archiwum elektroniczne pozwala zredukować ślad węglowy i realizować cele ESG. To więcej niż spełnienie wymogów prawnych. Archiwum elektroniczne to także działanie na rzecz przyszłych pokoleń.

Jak zapewnić dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca?

Skontaktuj się z naszymi ekspertami, a wspólnie zaplanujemy dla Ciebie najlepszy model wdrożenia.

Skontaktuj się z nami

Zapraszamy do współpracy z Rhenus Office Systems Poland

Z nami stworzysz bezpieczne, nowoczesne elektroniczne archiwum dokumentów, dzięki któremu bieżąca praca stanie się płynniejsza i bardziej transparentna. Zaufaj doświadczeniu Rhenus Office Systems Poland.

Dzięki naszej technologii Twoja firma zyska nie tylko szybki dostęp do informacji, ale również pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami i standardami bezpieczeństwa. Takie rozwiązanie eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów, redukuje koszty związane z przechowywaniem papierowych akt i daje pracownikom komfort pracy w uporządkowanym, cyfrowym środowisku. Nasza firma może także pomóc w utrzymaniu archiwum cyfrowego po wdrożeniu i dodawaniu kolejnych dokumentów do bazy.

Na pewno zainteresuje Cię także indeksacja danych, która skutecznie usprawni bieżącą pracę Twojego zespołu.

Zakładowe archiwum elektroniczne w pytaniach i odpowiedziach

Ile kosztuje archiwum elektroniczne?

Każde elektroniczne archiwum zakładowe wyceniamy indywidualnie – w zależności m.in. od ilości katalogowanych danych, ich typu (np. inaczej będzie wyceniana digitalizacja w przemyśle, a inaczej w instytucji finansowej czy placówce medycznej) oraz zakresu usług.

Czy elektroniczne archiwum zakładowe jest zgodne z przepisami?

Tak, wdrożenie i utrzymanie archiwum elektronicznego może być alternatywą dla prowadzenia papierowej dokumentacji. Nasze rozwiązania są zgodne z obowiązującym prawem – w tym z przepisami RODO czy z zasadami prowadzenia akt pracowniczych zawartymi w Kodeksie pracy.

Czy elektroniczne archiwum może być na bieżąco aktualizowane?

Jak najbardziej jest to możliwe, to właśnie istota jego działania. Elektroniczne archiwum pozwoli porządkować nową dokumentację, aby zapewnić jej szybki obieg i zabezpieczyć ją przed wyciekiem, uszkodzeniem czy utratą.