Bezpieczny transport teczek i akt osobowych - Rhenus Office Systems Poland

przechowywanie dokumentów Warszawa - przechowywanie dokumentów Wrocław

Transport teczek osobowych

Przekazanie dokumentacji pracowniczej to nie tylko kwestia logistyki, ale przede wszystkim odpowiedzialności. W Rhenus Office Systems Poland realizujemy transport teczek osobowych z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodności z przepisami prawa pracy oraz RODO. Każdy etap – od zabezpieczenia dokumentów w Twojej siedzibie, przez monitorowany transport, aż po przekazanie do dalszego przetwarzania lub archiwizacji – przebiega zgodnie z procedurami wewnętrznymi i normami ISO. Co ważne każdy transport akt osobowych jest objęty pełnym ubezpieczeniem. W przypadku jakichkolwiek nieprzewidzianych zdarzeń ponosimy pełną odpowiedzialność za powierzone dokumenty.

Dzięki temu masz pewność, że dane w dobrych rękach. Skontaktuj się z nami. Odpowiemy na pytania i przygotujemy ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.

Przewożenie akt z Rhenus Office Systems Poland – dlaczego warto?

Powierzenie transportu dokumentacji naszej firmie to gwarancja, że każdy etap zostanie przeprowadzony w sposób kontrolowany i profesjonalny. Korzystamy ze sprawdzonych procedur i nowoczesnych narzędzi, które minimalizują ryzyko błędów, a jednocześnie oszczędzają czas Twojej organizacji.

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w pracy z dokumentacją wrażliwą wiemy, jak zadbać o jej bezpieczeństwo od chwili odbioru aż po przekazanie w miejscu docelowym. Nasze rozwiązania są projektowane tak, aby wspierać instytucje w zachowaniu pełnej zgodności z prawem oraz w budowaniu sprawnych procesów archiwizacyjnych.

Przechowywanie akt - Przechowywanie dokumentów Kraków - Przechowywanie dokumentów Opole

Oto co nas wyróżnia:

Pełne bezpieczeństwo danych wrażliwych – transport teczek osobowych odbywa się w zaplombowanych pudłach archiwizacyjnych, które uniemożliwiają nieautoryzowany dostęp do dokumentacji.

Zgodność z wymogami prawnymi – działamy zgodnie z przepisami RODO oraz przepisami o ochronie danych osobowych. Przenoszenie danych osobowych realizujemy według ścisłych procedur zgodnych z ISO 27001.
Monitoring i kontrola na każdym etapie – nasze pojazdy z nadajnikami GPS zapewniają pełną kontrolę nad trasą i lokalizacją przewożonych dokumentów.
Optymalizacja kosztów logistycznych – specjalistyczny transport akt osobowych eliminuje ryzyko strat finansowych związanych z utratą czy zniszczeniem dokumentacji.
Usprawnienie procesów archiwizacyjnych – przewożenie teczek osobowych może być pierwszym krokiem do stworzenia nowoczesnego elektronicznego archiwum.
Kompleksowa obsługa – zajmujemy się całym procesem: od przygotowania dokumentacji i jej ewidencji, przez transport, aż po rozładunek i przekazanie zgodnie z protokołem.

Bezpieczny transport akt osobowych krok po kroku

Transport danych wrażliwych – gdy ma zostać przeprowadzona digitalizacja dokumentów – wymaga precyzyjnego zaplanowania każdego szczegółu. Rozpoczynamy go zatem od dokładnej weryfikacji rodzaju i liczby dokumentów do przewiezienia. Określamy specyfikę danych, wymagania prawne oraz opracowujemy harmonogram ich odbioru.

Zapewniamy specjalistyczne pudła archiwizacyjne, dostosowane do typu przewożonej dokumentacji. Nasi specjaliści pomagają w prawidłowym spakowaniu teczek, dbając o zachowanie porządku i możliwość łatwej identyfikacji. Każde pudło jest dokładnie opisywane i katalogowane przed transportem. Podobne procesy towarzyszą np. przygotowaniom do digitalizacji dokumentacji medycznej.

Transport teczek osobowych wymaga zastosowania szczególnych zabezpieczeń, dlatego wszystkie pudła są znakowane numerowanymi plombami jednorazowymi. Nie ważne, czy planowana jest digitalizacja dokumentów, czy ich niszczenie. Sporządzamy też szczegółową dokumentację fotograficzną stanu zabezpieczeń przed załadunkiem.

przechowywanie dokumentów Białystok - przechowywanie dokumentów Lublin

Transport specjalistycznymi pojazdami z GPS

Przewożenie akt odbywa się wyłącznie nowoczesnymi pojazdami wyposażonymi w systemy GPS z rejestracją zapisu trasy. Nasze samochody zapewniają optymalne warunki przewozu – odpowiednią temperaturę i wilgotność, ochronę przed wstrząsami oraz zabezpieczenie antywłamaniowe. To gwarantuje bezpieczny transport danych osobowych w zgodzie z obowiązującymi standardami.

Po dotarciu dokumentów na miejsce następują weryfikacja stanu plomb i pudeł oraz sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego. Transport akt osobowych kończy się po potwierdzeniu kompletności i nienaruszalności całej przesyłki przez upoważnione osoby.

Po zakończeniu tego procesu możemy podjąć dalsze działania – opcją jest np. indeksacja danych i stworzenie cyfrowego archiwum.

Dlaczego warto zdecydować się na przenoszenie danych osobowych z nami?

Uzyskaliśmy certyfikat ISO 27001 w zakresie bezpieczeństwa informacji, który potwierdza, że transport danych wrażliwych realizujemy zgodnie z międzynarodowymi standardami. Co ważne, od 2001 roku specjalizujemy się w profesjonalnej archiwizacji i transporcie dokumentacji. Przewożenie teczek osobowych to rutynowe zadanie, które za każdym razem wykonujemy z pełną odpowiedzialnością.

Nasza flota to nowoczesne pojazdy wyposażone w systemy GPS i technologię zabezpieczającą dokumenty. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii transport teczek osobowych jest bezpieczny.

Wszyscy nasi pracownicy przechodzą regularne szkolenia w zakresie ochrony danych osobowych oraz procedur bezpieczeństwa. Bezpieczny transport danych osobowych jest więc możliwy nie tylko za sprawą technologii, ale przede wszystkim dzięki kompetencji naszego zespołu.

Kompleksowe usługi archiwizacyjne

Przewożenie akt może być pierwszym etapem naszej współpracy. Na tym jednak nie musi się ona kończyć. Możemy również zająć się digitalizacją archiwów, utworzeniem e-teczek pracowniczych czy wdrożeniem systemu e-faktura. Zajmiemy się też niszczeniem dokumentów papierowych w zgodzie z normami ISO/IEC 21964.

Więcej niż przewożenie teczek osobowych – zdigitalizuj z nami swoją dokumentację

Rhenus Office Systems Poland realizuje znacznie szerszy zakres usług niż transport teczek osobowych. Zapewniamy kompleksowe rozwiązania dotyczące zarządzania dokumentacją. Specjalizujemy się w tworzeniu nowoczesnych systemów archiwizacji elektronicznej. Digitalizacja w przemyśle, finansach czy branży medycznej jest możliwa, bo współpracujemy z podmiotami z wielu branż.

Przenoszenie danych osobowych może być pierwszym krokiem do przeprowadzenia pełnej cyfrowej transformacji archiwum.

Transport danych osobowych w pytaniach i odpowiedziach

Ile kosztuje przewożenie akt?

Koszt przewożenia akt zależy od kilku czynników – przede wszystkim od ilości dokumentacji, odległości transportu oraz zakresu dodatkowych usług. Każde zlecenie wyceniamy indywidualnie, uwzględniając specyficzne potrzeby klienta.

Jak wygląda harmonogram przewozu teczek osobowych?

Jest on uzgadniany indywidualnie – w zależności od tego, jak duża ilość dokumentacji wymaga transportu. Usługa może zostać zrealizowana jednorazowo lub cyklicznie – w zależności od uzgodnionych warunków współpracy.