Każda minuta naszego życia ma znaczenie. Znaczenie ma również każda minuta pracy Twojej firmy, a nasze usługi digitalizacyjne to prawdziwa inwestycja w czas. Rhenus Office Systems Poland od ponad 20 lat zmienia sposób, w jaki polskie firmy zarządzają swoimi zasobami informacyjnymi. Nasza historia rozpoczęła się od prostej obserwacji: przedsiębiorcy tracą cenne godziny na poszukiwanie dokumentów w archiwach, podczas gdy ich konkurenci już korzystają z cyfrowych rozwiązań. Skontaktuj się z nami, aby wprowadzić digitalizację i odzyskać cenny czas Twojej firmy.
Nasze usługi digitalizacyjne nie są kolejną modą technologiczną. To praktyczna odpowiedź na problem: góry papierów, które pochłaniają godziny pracy i blokują rozwój biznesu.
Na co składają się usługi digitalizacyjne?
Usługi digitalizacyjne Rhenus Office Systems Poland to nie tylko skanowanie dokumentów. To prawdziwy ekosystem rozwiązań, który przekształca tradycyjne procesy w nowoczesne, zautomatyzowane, i co najważniejsze proste zarządzanie informacją. Na co składają się usługi digitalizacyjne oferowane przez naszą firmę?
Działamy kompleksowo i nie jest to marketingowy slogan. Dostosowujemy zakres działań do potrzeb Twojej firmy, gwarantując nie tylko usługę digitalizacji, ale także archiwizację, transport teczek osobowych czy bezpieczne niszczenie danych.
- Gwarantujemy digitalizację dokumentów wszystkich formatów i typów, od standardowych dokumentów biurowych po specjalistyczne druki techniczne.
- Wdrażamy usługę e-teczka, czyli rozwiązanie pozwalające na elektroniczne zarządzanie dokumentacją kadrową w zgodzie z przepisami.
- Z kolei e-faktura eliminuje papierowy obieg faktur, przyspieszając fakturowanie nawet o 30%.
- Zaawansowana indeksacja danych sprawia, że każdy dokument staje się łatwy w odnalezieniu.
- Podczas gdy digitalizacja archiwów przekształca zalegające w magazynach akta w zasoby cyfrowe dostępne z każdego miejsca na świecie.
- Wreszcie nasze elektroniczne archiwum to nie tylko miejsce przechowywania – to inteligentny system workflow, który automatyzuje obiegi dokumentów i wspiera procesy decyzyjne.
Czy warto skorzystać z usługi digitalizacji Rhenus Office Systems Poland?
Usługa digitalizacji Rhenus Office Systems Poland to inwestycja, która zwraca się już w pierwszym roku wdrożenia. Nasi klienci regularnie raportują redukcję czasu poświęcanego na wyszukiwanie i zarządzanie dokumentacją, co przekłada się na oszczędności.
Cyfrowy dokument to brak ryzyka utraty informacji. Podczas gdy tradycyjne archiwa, gdy nie są odpowiednio prowadzone, są niestety narażone na pożary, zawilgocenie czy starzenie się papieru, nasze elektroniczne archiwum zapewnia:
1) wielopoziomowe zabezpieczenia,
2) kopie zapasowe,
3) dostęp dla uprawnionych osób.
Świadczenie usług digitalizacyjnych dla specjalistycznych branż
Usługa digitalizacji zawsze wymaga głębokiego zrozumienia specyfiki branży, w której działa firma. W Rhenus Office Systems Poland doskonale wiemy, że digitalizacja dokumentacji medycznej wymaga odmiennego podejścia niż na przykład digitalizacja w przemyśle. Każda z naszych usług traktowana jest indywidualnie i z zachowaniem wszelkich norm prawnych (w tym RODO).
W sektorze medycznym priorytetem jest bezpieczeństwo danych pacjentów i zgodność z rygorystycznymi przepisami ochrony danych osobowych. Nasze rozwiązania dla placówek ochrony zdrowia obejmują zatem szyfrowanie i śledzenie dostępu do dokumentacji. Inaczej wygląda digitalizacja w przemyśle – koncentruje się na optymalizacji procesów produkcyjnych i zarządzaniu dokumentacją techniczną. Przekształcamy wtedy instrukcje obsługi, specyfikacje techniczne i dokumentację jakości w cyfrowe formaty, które naprawdę wspierają Przemysł 4.0.
Szczególnie ważna jest tutaj digitalizacja archiwów uwzględniająca historie produkcyjne – dane te, po cyfryzacji, stają się cennym źródłem analiz i podstawą do tworzenia opłacalnych finansowo strategii.
Wszystko, na co składają się usługi digitalizacyjne, dostarczane przez naszą firmę, jest na najwyższym poziomie, a potwierdzeniem tego może być ponad 20 lat zadowolenia naszych klientów.
Dlaczego warto skorzystać z usługi digitalizacji?
Usługa digitalizacji, którą oferuje nasza firma, to podwyższenie standardów dla Twojej firmy. Oto zalety, które przemawiają za naszym rozwiązaniem:
Cyfrowe dokumenty to nie tylko oszczędność czasu. To przede wszystkim przewaga konkurencyjna w postaci szybszego podejmowania decyzji biznesowych. Gdy Twoja konkurencja nadal przeszukuje papierowe archiwa, Ty masz natychmiastowy dostęp do kompletnej historii każdego projektu.
Usługi digitalizacji wspierają cele ESG (środowiskowe, społeczne i zarządzania). Pamiętaj, takie korzyści coraz częściej są uwzględniane w strategiach korporacyjnych czy oczekiwaniach inwestorów i Twoich kontrahentów.
W ramach świadczenia usług digitalizacyjnych wykorzystujemy nowoczesne skanery przemysłowe, które zapewniają jakość obrazu porównywalną z oryginałem. Zaawansowane systemy OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) umożliwiają błyskawiczne przeszukiwanie cyfrowych dokumentów. To rewolucja, w którą warto inwestować.
Usługa digitalizacji rozpoczyna się od szczegółowej analizy potrzeb Twojej firmy. Nasz zespół przeprowadza audyt dokumentacji, identyfikuje priorytety firmy i opracowuje indywidualny plan działania. Współpraca może mieć charakter elastyczny, a nawet długoterminowy.
Transport dokumentów realizujemy przy wykorzystaniu naszej własnej floty. Posiadamy 42 pojazdy wyposażone w monitoring GPS. Stosujemy przy tym specjalne pojemniki zabezpieczone kodami kreskowymi. Co robimy z dokumentami po skanowaniu? Mogą one wrócić do Twojej firmy lub na życzenie to my zajmiemy się ich przechowywaniem lub niszczeniem zgodnie z normą ISO 21964, w 3 klasie utajnienia.
Skontaktuj się z nami i zobacz, jak usługi digitalizacyjne Rhenus Office Systems Poland mogą usprawnić działanie Twojej organizacji. Otrzymaj bezpłatną wycenę i dopasowane rozwiązanie.
