W Rhenus Office Systems Poland proces indeksowania dokumentów realizujemy w sposób kompleksowy i dostosowany do specyfiki Twojej firmy. Naszym celem jest nie tylko uporządkowanie informacji, ale też stworzenie spójnego systemu, który umożliwia łatwe korzystanie z danych w codziennej pracy.
Każdy dokument przechodzi proces rejestracji, opisu i weryfikacji, dzięki czemu masz pewność, że Twoje zasoby stają się naprawdę uporządkowane i dostępne w dowolnym momencie. Właśnie tak rozumiemy profesjonalną indeksację dokumentów – jako usługę, która łączy precyzję technologiczną z biznesową użytecznością.
Dzięki naszemu podejściu przenoszenie danych do formy cyfrowej nie kończy się na prostym skanowaniu. To uporządkowany proces, w którym dane z dokumentów są opisywane i katalogowane zgodnie z wcześniej ustalonymi kryteriami. Rejestracja danych obejmuje takie elementy jak numer kontraktu, daty obowiązywania czy dane kontrahenta. Z kolei weryfikacja dokumentów firmowych pozwala na eliminację błędów i przygotowanie informacji w formie gotowej do dalszej analizy.
Oferowana przez nas digitalizacja dokumentów pozwala na sprawną obsługę dokumentów kontraktowych. Możliwe jest opracowywanie list kontaktów, porządkowanie danych klientów czy optymalizacja bazy kontaktów, co stanowi fundament dobrze funkcjonującego systemu CRM.
Skanowanie dokumentów
Kluczowym etapem naszej pracy jest skanowanie dokumentów i przygotowanie ich do dalszego procesu. Wykorzystujemy urządzenia przemysłowe, które zapewniają wysoką jakość i szybkość pracy. To właśnie tutaj powstaje cyfrowy obraz pliku, który następnie poddajemy opisowi i integracji. W połączeniu ze skanowaniem danych oraz procesami walidacji otrzymujesz kompletną usługę, która eliminuje ryzyko duplikatów i błędów.
Budujemy dla Twojej firmy cyfrowe repozytorium danych, które staje się źródłem wiedzy i punktem odniesienia dla wszystkich działów. Takie repozytorium danych jest podstawą do dalszych działań, jak tworzenie i aktualizacja baz danych czy wdrożenie polityki czystości danych. Nasze usługi obejmują także wsparcie administracyjne danych, co odciąża Twój zespół od czasochłonnych zadań.
Dzięki zastosowaniu sprawdzonych procedur możemy zaoferować więcej niż standardowe archiwizowanie. Zbudowane przez nas elektroniczne archiwum jest nie tylko bezpieczne, ale też łatwe do integracji z systemami biznesowymi. Działamy w oparciu o doświadczenia zdobyte w wielu sektorach – od HR, gdzie tworzymy e-teczki, po finanse, gdzie wdrażamy e-faktury, aż po zaawansowane projekty jak digitalizacja dokumentacji medycznej. Dzięki temu każdy nasz klient otrzymuje system w pełni dopasowany do potrzeb swojego przedsiębiorstwa.
