Ekologiczne biuro. Profesjonalne rozwiązania bez greenwashingu

To, co popularnie nazywamy działaniami ekologicznymi, czyli zrównoważony rozwój, staje się dziś nieodzowną koniecznością. Ważne, by na poziomie firmy działać w sposób zrównoważony, mając na uwadze realny wpływ na środowisko, a nie tylko opinię klientów i inwestorów. Oczywiście oni także docenią mądre proekologiczne rozwiązania. Jak wprowadzić je w codziennym zarządzaniu biurem?

ESG i „ekościema” 

Często nie umiemy ocenić, które działania są naprawdę dobre dla Planety, a które to tylko tzw. „greenwashing”, czyli wywoływanie fałszywego wrażenia, że produkt lub przedsiębiorstwo działa w zgodzie ze środowiskiem naturalnym. Dotyczy to nie tylko produktów, które kupujemy, lecz także naszych własnych inicjatyw. Zarządzanie biurem to skomplikowany proces. Na pewno czasem zastanawiasz się , czy dane działanie jest naprawdę „eko” albo czy w ogóle ma znaczenie.

W przedsiębiorstwach dodatkowym motorem dla zmian, zarówno prawdziwych, jak i pozornych są ratingi oparte na wskaźniku ESG. Obejmuje on trzy obszary działań firmy:

• E – environment, czyli dbałość o stan środowiska naturalnego,
• S – social responsibility, czyli odpowiedzialność społeczną,
• G – corporate governance, czyli ład korporacyjny dotyczący zarządzania firmą.

Ratingi ESG, uwzględniające wskaźniki niefinansowe, są coraz częściej brane pod uwagę przez inwestorów spółek. Wobec rosnącej troski o środowisko naturalne znalazły też swoje odzwierciedlenie w najnowszych przepisach prawa.

Zgodnie z unijną Dyrektywą ws. sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju już od 2024 roku największe podmioty będą musiały uwzględnić w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności informacje dotyczące kwestii środowiskowych, społecznych oraz ładu korporacyjnego. To niestety rodzi pokusę pozorowania działań, które niewiele ma wspólnego z byciem ekologicznym. Tymczasem proste rozwiązania są często na wyciągnięcie ręki.

Zrównoważony rozwój w biurze. Dbaj o zasoby!

Zrównoważony rozwój ma zaspokajać potrzeby obecnych pokoleń bez odbierania tej szansy przyszłym generacjom. Dlatego w dużej mierze jest sztuką umiejętnego korzystania z zasobów naturalnych. To obszar, na którym warto skupić się w zarządzaniu biurem. 

Większość office managerów deklaruje, że rozwiązania z tego zakresu już zagościły w ich biurach. Przykłady takich działań to:

• selektywna zbiórka odpadów,
• procedury ograniczające zużycie materiałów, 
• kupowanie materiałów pochodzących z recyklingu,
• optymalizacja zużycia mediów.

Surowcem, który jest często wykorzystywany w pracy biurowej, jest oczywiście papier. Choć jest on surowcem naturalnym, nie jest wcale zbyt ekologiczny. Do wytworzenia nowego papieru potrzeba nie tylko drzew, lecz także wody, energii oraz chemikaliów, m.in. wybielaczy.

Proekologiczna strategia zarządzania cyklem życia dokumentu powinna obejmować dwa kompatybilne procesy pozwalające na ograniczenie ilości zużywanego papieru:

• digitalizację dokumentów,
• recykling papieru powstałego po utylizacji dokumentów.

Ich połączenie pozwoli zmniejszyć ślad środowiskowy Twojego biura i realnie zadbać o środowisko naturalne.

Digitalizacja dokumentów

Coraz więcej dokumentacji możemy zgodnie z prawem prowadzić w formie elektronicznej. Dotyczy to chociażby faktur czy teczek osobowych. Wymiana dokumentów papierowych na cyfrowe to nie tylko sposób na ograniczenie ilości zużywanego papieru, lecz także na optymalizację procesów biznesowych. Elektroniczna Teczka Osobowa pomaga na przykład w załatwianiu spraw pracowniczych z każdego miejsca, w którym przejdzie nam pracować.

Przy przechodzeniu z formy dokumentacji papierowej na cyfrową warto też zadbać o ekologiczne niszczenie cyfrowych nośników danych. W tym wypadku na recykling surowców pozwala metoda niszczenia mechanicznego. W Rhenus Office Systems Polska fragmenty powstałe podczas utylizacji cyfrowych nośników informacji przekazywane są do procesu odzyskiwania cennych surowców w nich zawartych, m.in. platyny, miedzi, złota i metali kolorowych.

Ekologiczne niszczenie dokumentów papierowych

Recykling tony papieru nie tylko ratuje, co wiedzą dziś chyba wszyscy, 17 drzew. Pozwala także oszczędzić 1,5 tysiąca litów ropy i 26 tysięcy litrów wody. Jednak większości dokumentów firmowych nie można po prostu wrzucić do niebieskiego pojemnika na papier. Zazwyczaj zawierają one dane, które muszą zostać zniszczone zgodnie zasadami bezpieczeństwa, w tym normą ISO 21964 czy z przepisami RODO.