Robotic Process Automation (RPA)

Software Robot jest oprogramowaniem służącym do automatyzacji procesów poprzez naśladowanie pracy człowieka (robot), lecz wykonującym ją bezbłędnie, przez całą dobę. Wśród wiodących rozwiązań RPA można wymienić Kofax Kapow, UiPath, Automation Anywhere, NICE czy Blue Prism.

Popularność tych rozwiązań bierze się stąd, iż średni poziom automatyzacji procesów w firmach to 25-40%, jednocześnie pracownicy marnują nawet do 22% swojego czasu na ręczne, powtarzalne zadania.

Wdrożenie automatyzacji z wykorzystaniem robotów jest efektywnym kosztowo sposobem na usprawnienie procesów i szybkim dostosowaniem firmy do zmieniającego się otoczenia rynkowego.

Największy potencjał na odciążenie zespołu i przyspieszenie wykonywanych czynności drzemie w procesach operacyjnych tzw. długiego ogona (ang: long-tail). Są to czynności będące na styku głównych procesów. Często to właśnie tam jest możliwość usprawnienia i zautomatyzowania z wykorzystaniem rozwiązań robotyzacji procesów biznesowych.

Software roboty mają zastosowanie w każdej branży i praktycznie w każdym procesie. Są w stanie szybko połączyć ze sobą dowolne narzędzie (aplikację, system, środowisko pracy, itd.). Pomocne okażą się wszędzie tam, gdzie musimy w dalszym ciągu korzystać z rozwiązań starszych generacji, często zamkniętych i nie oferujących wymiany danych (api, web services, pliki).

Tym samym, dzięki software robotom komunikacja pomiędzy rozwiązaniami ERP, workflow, DMS, arkuszami kalkulacyjnymi, dokumentami, klientami poczty elektronicznej, bazami danych, aplikacjami w MS DOS, OS/400 czy innymi systemami cryptic nie stanowi już problemu i pozwala na usprawnienie wykonywanych czynności do maksimum.  

Nie każdy proces nadaje się do zastosowania software robotów. W jaki sposób dokonać wyboru i kwalifikacji? Jakie warunki musi spełnić czynność bądź proces?

Po pierwsze, rozważany do automatyzacji proces musi bazować na regułach i być powtarzalny. Przykładowo, jeżeli w ramach procesu jedną z czynności jest cykliczny odczyt maili i analiza zawartych w nim załączników (np. faktury, zamówienia, pliku xls) – środowisko spełnia oczekiwane kryteria.

Po drugie, dane wejściowe muszą być ustrukturyzowane. Odnosząc się do powyższego przykładu, rzeczony załącznik lub treść maila musi mieć charakter szablonowy.
 
Po trzecie, wybieramy procesy dla których zakres prac jest duży.

Po czwarte, zakres czynności podlega zmianom. Zdarzają się wzrosty nakładów pracy, np. związane z sezonowością.

Po piąte, czynność może być wykonana poza godzinami pracy firmy.

Po szóste, pomimo iż czynność jest powtarzalna i rutynowa, jest łatwo o błąd ludzki.

Po siódme, odpowiedni proces to także ten, do którego obsługi firma jest zmuszona rozbudować zespół.

Po ósme, sam proces ma charakter stabilny i nie jest aktualnie optymalizowany czy przebudowywany.

Zakłada się, iż wdrożenie rozwiązań robotyzujących procesy biznesowe jest warte rozważenia jeżeli spełniony jest co najmniej jeden z powyższych warunków. Większa ilość spełnionych kryteriów zwiększa prawdopodobieństwo zakończenia projektu z sukcesem.

Automatyzacja narzędziami stworzonymi we własnym zakresie vs wykorzystanie technologii RPA

Wiele firm już dziś stara się optymalizować procesy biurowe wykorzystując wewnętrzne zespoły IT. Czy takie podejście jest błędne? Czy niesie ze sobą jakiekolwiek ryzyko?
Fenomen rozwiązań Robotic Process Automation oraz firmy tworzące tego typu rozwiązania, które w krótkim czasie stały się graczami o globalnym zasięgu, świadczy o spełnieniu oczekiwań Klientów z zakresu pomocy w optymalizacji procesów. Każdy projekt IT wiąże się dla firmy z zabezpieczeniem zaplecza, prowadzeniem dokumentacji projektowej, aktualizacją w  zależności od zmian i ponoszeniem niemałych kosztów osobowych.
Główne korzyści z zastosowania profesjonalnych systemów RPA to:

• znaczące obniżenie kosztów utrzymania rozwiązania automatyzującego procesy;
• możliwość zarządzania wszystkimi robotami w firmie z jednego miejsca - centralnego serwera;
• zwiększenie bezpieczeństwa utrzymania wiedzy i metod jego optymalizacji w organizacji;
• uniezależnienie się od wiedzy historycznej kluczowych członków zespołu projektowego;
• możliwość łagodnego przejścia na dowolne rozwiązania innych dostawców dzięki zapisowi procesu w formie zrozumiałej dla każdego.

Wybór odpowiedniej technologii i modelu użytkowania

Specjaliści z Rhenus, po analizie procesu, rekomendują wybór optymalnego rozwiązania technologicznego. Priorytetem, oprócz kwestii bezpieczeństwa, jest zastosowanie dobranego modelu użytkowania robotów, dającego najszybszy możliwy zwrot z inwestycji (zakup licencji), czy oszczędności w czasie (wynajem robota jako usługi, RaaS).

Stopień kompleksowości procesu, a ROI

Czym kierować się w wyborze procesu by osiągnięta korzyść była jak największa ? Zależność zakładanych korzyści od stopnia kompleksowości została pokazana poniżej.

Największą korzyść odniesiemy wybierając proces relatywnie prosty, o niskim stopniu kompleksowości. Jest to równocześnie grupa procesów rekomendowana jako wybór do pierwszych projektów automatyzacji z technologią Robotic Process Automation.
W drugiej kolejności należy zdiagnozować procesy o średnim i wysokim stopniu kompleksowości – ich automatyzacja to również widoczna korzyść dla organizacji.
Trzecia grupa rekomendowana do automatyzacji to ta zawierająca procesy relatywnie proste i jednocześnie oferujące mniejsze korzyści.
Powyższe rekomendacje to jedynie drogowskaz. W rzeczywistości kompleksowa ocena potencjału jest uzależniona od wielu dodatkowych czynników.