Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
Od tego, jak i gdzie zbudowane jest archiwum i jak jest wyposażone, zależy często bezpieczeństwo twoich dokumentów. Nie przyjmuj informacji od usługodawcy na wiarę – pytaj, sprawdzaj, kontroluj.
Wielu przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z usług archiwizacji zewnętrznej przede wszystkim z braku zasobów (przestrzennych i personalnych) do właściwego zarządzania tym procesem. Zanim jednak zdecydujesz się na współpracę z konkretnym usługodawcą, upewnij się, że przestrzeń archiwum, w której miałbyś umieścić swoje dokumenty, jest odpowiednio przygotowana. Odpowiedzialny partner powinien zagwarantować, że każdy dokument przez cały okres przechowywania będzie chroniony i zachowa swoją integralność. Zorganizowanie przestrzeni ma tutaj kluczowe znaczenie. To od przygotowania archiwum w dużej mierze zależy, czy usługodawca będzie w stanie zagwarantować Ci przechowywanie i archiwizację dokumentów prowadzoną zgodnie z wymogami prawnymi.
Zarówno dokumenty fizyczne, jak i nośniki cyfrowe powinny być przechowywane:
To tylko początek wymagań, jakie należy postawić budynkom archiwum zewnętrznego. Jeśli chodzi o sam budynek, to ten przeznaczony do przechowywania różnego rodzaju dokumentów powinien posiadać:
Dla bezpieczeństwa Twoich dokumentów znaczenie ma nie tylko to, jak zbudowane jest samo archiwum, ale i jak wygląda teren, na którym stoi budynek, jak zorganizowana jest przestrzeń wokół niego. Przede wszystkim trzeba pamiętać, że archiwum powinno być wzniesione na terenach niezalewowych. Do budowy powinny zostać użyte materiały niepalne lub ognioodporne. To powinno przekładać się również na podwyższoną odporność ogniową powyżej 4000 MJ. Teren archiwum i ten wokół należy odpowiednio zabezpieczyć, najlepiej z wykorzystaniem całodobowej ochrony, profesjonalnego monitoringu, systemów kontroli dostępu. Im więcej zabezpieczeń zostanie uruchomionych, tych mniejsze ryzyko utraty lub wycieku danych. Nie musisz wierzyć usługodawcy na słowo. Profesjonalni dostawcy usług oferują możliwość wykonania audytu zewnętrznego, który pozwala Ci skontrolować wszystkie istotne obszary.
Przekonaj się, jak przemyślaną konstrukcję mają archiwa Rhenus Office Systems Poland i wybierz rozwiązanie, które daje Ci gwarancję bezpieczeństwa przechowywanej dokumentacji.