Artykuły

Jak się dobrze przygotować do przeprowadzki archiwum?

Twoje firmowe archiwa nie są może tak przepastne jak te należące do Biblioteki Narodowej, natomiast odpowiednie przechowywanie dokumentacji obowiązuje tak Ciebie, jak i archiwistów zajmujących się naszym dziedzictwem kulturowym. Jednym z największych wyzwań w jednym i drugim przypadku jest przeprowadzka archiwum, do której trzeba się dobrze przygotować.

 

Dobre planowanie 

Nie ma znaczenia, czy archiwum zmienia lokalizację z jednego firmowego magazynu na drugi, czy też decydujesz się na jego przeniesienie do archiwum zewnętrznego. Do jednego i drugiego zadania należy się dobrze przygotować, przede wszystkim odpowiednio porządkując dokumentację. W przypadku przekazania dokumentacji do archiwum zewnętrznego, sytuacja jest o tyle prostsza, że nie musisz się martwić o odpowiednie przygotowanie docelowego archiwum, a dodatkowo możesz poprosić o wykonanie usługi porządkowania i brakowania dokumentacji, dzięki czemu:

  • dokumenty zostaną uporządkowane, 
  • odpowiednio zaindeksowane, 
  • a te, których okresy przechowywania minęły – profesjonalnie zniszczone. 

Oczywiście potrzebny ci jest to tego sprawdzony usługodawca, którego warto wcześniej sprawdzić. Dużo zadań nadal jednak pozostaje po twojej stronie. W przypadku przeniesienia z jednego własnego archiwum do drugiego – obowiązków jest jeszcze więcej. 

 

Przemyślana organizacja 

Zarówno przygotowanie do przeprowadzki, jak i sama jej logistyka zależy od wielkości zasobu, stanu jego zachowania, a także środków finansowych, jakimi dysponujesz oraz zaangażowanych w te prace osób. Nie ma więc jednego przepisu na udaną przeprowadzkę. Można jednak stworzyć listę dobrych praktyk i rozwiązań, które pomogą ci się do niej właściwie przygotować. Firmowego archiwum nie przenosi się z dnia na dzień. Już średniej wielkości firma stosunkowo szybko gromadzi sporą liczbę dokumentów, które trzeba przechowywać przez dłuższy czas, dlatego zanim zaczniesz cokolwiek robić, zaplanuj kolejne kroki:

  1. Zaplanuj przeprowadzkę zasobu archiwalnego. 
  2. Oceń ryzyko związane z alokacją akt (uwzględnij zagrożenia takie jak problemy logistyczne, brak odpowiedniej kadry, zgubienie, zniszczenie dokumentów itd. i ustal, jak im przeciwdziałać)
  3. Dokonaj przeglądu zasobu, którym dysponujesz (ustal jego wielkość, właściwości, charakter, konieczne do podjęcia działania). 
  4. Przeprowadź przegląd docelowego archiwum (oszacuj przestrzeń magazynową, zaplanuj rozmieszczenie dokumentów, stwórz listę potrzebnego wyposażenia). 
  5. Wyznacz osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy, wybierz podwykonawców, przygotuj budżet całego przedsięwzięcia. 
  6. Stwórz harmonogram przeprowadzki i zacznij realizować kolejne jego etapy. 

 

Zatroszcz się o posiadane zasoby 

Przy przeprowadzce najważniejsze są dokumenty, które przenosisz. Dlatego też tak ważny jest przegląd zasobu, który pozwoli ci:

  • Ocenić wielkość zasobu – dzięki temu będziesz wiedział, ile i jakich pudeł archiwizacyjnych potrzebujesz, jak wiele może zająć przenoszenie i ponowne układanie akt;
  • Przywrócić porządek w dokumentacji – jeśli do archiwum wkradł się nieporządek, zaprzestano indeksacji dokumentacji lub nigdy jej nie prowadzono, to najlepszy moment by to zmienić;
  • Przeprowadzić brakowanie dokumentów – wskazanie dokumentacji, której okres przechowywania już minął, umożliwi odchudzenie zasobu i uzyskanie większego porządku w dokumentacji oraz zaoszczędzi konieczności transportowania niepotrzebnych dokumentów;
  • Ocenić stan dokumentacji – w przypadku nie do końca właściwego przechowywania lub wypadków losowych może zdarzyć się, że dokumentacja jest wilgotna, wymaga osuszania, dezynsekcji lub dezynfekcji, trzeba ją odkurzyć;
  • Przeprowadzić dokładne znakowanie dokumentów, które ułatwi zachowanie porządku podczas przeprowadzki i szybką alokację;
  • Przygotować dokumenty w pudłach i odpowiednich pojemnikach do transportu. 

 

Z myślą o nowym archiwum 

Przygotowanie dokumentów do przeprowadzki i ich bezpieczny transport to tylko pierwszy etap całego zadania. Kolejnym jest umieszczenie zasobu w nowym miejscu. Warto myśląc o nowej lokalizacji, projektując ją, wziąć pod uwagę kilka kwestii:

  • Warto mieć świadomość, że umieszczenie dokumentacji w nowych opakowaniach ochronnych zawsze zwiększa ilość miejsca zajmowaną przez dokumenty.
  •  Projektując, kupując, zamawiając regały warto dostosować je do szerokości wykorzystywanych pudeł lub na odwrót. 
  • Dla zespołów otwartych zawsze należy pozostawić wolne miejsce na tzw. dopływy dokumentacji. 
  • Odpowiednio oznaczyć/opisać regały i nanieś lokalizację w spisach dokumentów.
  • Koniecznie należy zachować przemyślane ciągi komunikacyjne. 
  • Trzeba zadbać o przejrzysty układ dokumentacji, w szybkim dostępie umieszczając dokumenty często wykorzystywane, dalej lokując dokumentację, która nie jest zbyt często w obiegu. 

Wszystkie te czynności powinny być odpowiednio oszacowane pod kątem czasu, który potrzebny jest do ich wykonania, a także liczby osób potrzebnych do przeprowadzenia zadania. Te dane zaś należy uwzględnić w harmonogramie przeprowadzki. Tak przygotowane przeniesienie zasobu pozwoli Ci przejść do nowego archiwum nie tylko z niezbędnym, ale i lepiej uporządkowanym zasobem. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z naszymi ekspertami od archiwizacji!

 


Aneta Krześniak-Pochyły

Kierownik ds. Klientów Kluczowych

Telefon: +48 510 991 307
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Aneta Krześniak-Pochyły

 

Umów spotkanie online