Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
Archiwizacja dokumentacji powinna zapewniać bezpieczeństwo danych, ale i łatwy do nich dostęp, efektywność pracy ze zgromadzonymi informacjami. Nie mniej istotne będzie terminowe brakowanie dokumentów i troska o zachowanie okresów przechowywania.
Z pewnością jedną z najważniejszych zasad dotyczących przechowywania dokumentów jest zachowanie maksymalnego ich bezpieczeństwa. Niezależnie od tego, czy przechowujesz dokumenty w firmowym archiwum, czy archiwum zewnętrznym, powinieneś zadbać o to, by dokumenty były przechowywane w miejscu:
Przestrzeń ta powinna być zabezpieczona, same dokumenty odpowiednio skatalogowane, opisane, aby odnalezienie ich nie stanowiło żadnego problemu, podobnie jak regularne wskazanie tych przeznaczonych do niszczenia. Dokumenty powinny być przechowywane w odpowiednich pudłach archiwizacyjnych chroniących zgromadzone wydruki przed różnego rodzaju zanieczyszczeniami. Ważne także, aby były to pudła wytrzymałe, które zapewnią wygodne korzystanie z przestrzeni archiwum. Kluczem jest tutaj utrzymanie porządku. Bez niego trudno o efektywną pracę z dokumentami.
W przypadku archiwizacji dokumentów niezależnie czy prowadzisz ją samodzielnie, czy zlecasz zewnętrznemu usługodawcy, jednym z kluczowych elementów jest dotrzymanie okresów przechowywania dokumentacji. Nie możesz zniszczyć ich zbyt szybko, nie możesz jednak także przechowywać ich za długo. Okresy przechowywania dokumentów są bardzo różne, reguluje je szereg ustaw i rozporządzeń – od RODO, przez rozporządzenia UE, odpowiednie polskie ustawy, prawo pracy itd. Bardzo istotne są w tym kontekście okresy przechowywania dokumentów pracowniczych, związanych z płacami, US, ZUS itd. W przypadku umów klienckich bardzo mocno działa RODO, które nakazuje ich zniszczenie po 3-5 latach. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana minimum 10 lat, w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1991 rokiem to lat 50. Profesjonalny usługodawca, przyjmując dokumenty do archiwum, powinien zaproponować Ci ewentualne ich uporządkowanie, odpowiednie indeksowanie tak, aby dokumenty, których okresy przechowywania minęły, można było regularnie brakować. Dzięki temu oszczędzasz miejsce, ale przede wszystkim dopełniasz przepisów prawa.
Odpowiednio skatalogowane i opisane dokumenty powinny być przechowywane i zabezpieczone. Jakikolwiek wyciek informacji grozi Ci utratą wiarygodności, nie mówiąc już o pozwach i ewentualnych karach od UODO. Bardzo istotne jest więc zadbanie o personel pracujący w archiwum i jego sprawdzenie pod kątem niekaralności, jak i przygotowania do pracy z dokumentacją.
Bezpieczeństwo i łatwy dostęp to standardy, o których przestrzeganie dbać powinien każdy usługodawca oferujący archiwizację zewnętrzną, ale i przedsiębiorca samodzielnie prowadzący archiwum firmowe. Chcesz dowiedzieć się, jak to zrobić? Skontaktuj się z nami!