Przechowywanie dokumentów w profesjonalnym archiwum zewnętrznym?
Niezależnie od tego, czy samodzielnie archiwizujesz dokumenty w siedzibie firmy, czy też zlecasz to zadanie zewnętrznemu usługodawcy, powinieneś zwrócić uwagę na kilka bardzo istotnych kwestii. Dla bezpieczeństwa dokumentacji, a także efektywnego korzystania ze zbioru archiwalnego znaczenie ma odpowiednie przygotowanie przestrzeni pod archiwum, a także dobór osób oddelegowanych do jego obsługi. Zapoznaj się z II częścią naszego poradnika, aby dowiedzieć się więcej, czego w tym zakresie powinieneś oczekiwać od zewnętrznego usługodawcy.
Przechowywanie dokumentacji – kluczowe zasoby
Kadra i przestrzeń to jedne z elementów, które powinny stanowić szczególny przedmiot zainteresowania podczas wyboru usługodawcy. Masz pełne prawo oczekiwać, że dostawca usług przez cały czas i na wszystkich etapach ich świadczenia będzie zatrudniać odpowiednią liczbę wykwalifikowanych pracowników, którzy w praktyce będą stosowali standardy jakości zgodnie z ISO 27000, a więc kluczową normą dotyczącą bezpieczeństwa zarządzania informacjami.
Dla Ciebie jako klienta czytelna powinna być również struktura organizacyjna usługodawcy. Schemat organizacyjny określający role, obowiązki i wzajemne powiązania wszystkich pracowników gwarantuje bowiem nie tylko ochronę dokumentacji, ale i umożliwia efektywne z niej korzystanie. W ramach ustaleń z usługodawcą warto zadbać także o zdefiniowanie i udokumentowanie ustaleń dotyczących ewentualnych zastępców pracowników zatrudnionych na kluczowych stanowiskach. Kadra to jeden z kluczowych elementów istotnych dla profesjonalnego zarządzania dokumentami.
Niemniej istotna jest jednak także przestrzeń – od odpowiednio przygotowanego miejsca pod archiwum zależy, na ile skutecznie dokumenty będą chronione przed zagrożeniami związanymi tak z niepowołanym dostępem osób trzecich, jak i ryzykiem zniszczenia przez działanie wody, ognia czy różnego rodzaju patogenów takich jak owady lub pleśń.
Najważniejsze zasady dotyczące pracowników archiwum
Rozważając współpracę z usługodawcą w zakresie archiwizacji dokumentacji i przekazanie mu firmowego zbioru dokumentów, sprawdź, czy jest on w stanie zagwarantować ci współpracę z odpowiednio wyedukowanym i doświadczonym w zakresie archiwistyki personelem. Osoby, które pracują przy archiwizacji dokumentacji, powinny gwarantować stosowanie wszystkich przepisów i norm związanych z ich przetwarzaniem.
- Pisemne procedury muszą określać wszystkie działania dostosowane zarówno do rodzaju dokumentacji, jak i typu usług realizowanych dla Ciebie.
- Personel usługodawcy powinien przejść szkolenie wstępne i ustawiczne, odpowiednie do wykonywanych zadań, oparte o spisane procedury i zgodnie z programem szkoleń, a ich praktyczna skuteczność powinna być okresowo oceniana i dokumentowana. Na Twoje życzenie tego typu rejestr, np. podczas audytu, powinien zostać Ci udostępniony.
- Wiedza pracowników archiwum powinna obejmować nie tylko podstawy archiwistyki, lecz także dobre praktyki w zakresie przetwarzania dokumentacji i danych (w formie papierowej i elektronicznej).
- Personel powinien wykazywać się szeroką wiedzą dotyczącą odpowiedzialnego i bezpiecznego postępowania w archiwum. Musi nosić odpowiednią odzież ochronną lub roboczą, odpowiednią do wykonywanych czynności. Zakaz jedzenia, picia lub palenia na terenie archiwum jest konieczny z wyjątkiem obszarów wyznaczonych do tych celów.
Ogromnie istotne jest, aby personel zatrudniony przez usługodawcę był zweryfikowany pod kątem niekaralności. Ponadto należy sprawdzić, czy pracownicy posiadają pisemne zobowiązania do zachowania tajemnicy oraz uprawnienia do przetwarzania danych. Wszystkie osoby zaangażowane w obsługę tradycyjnych dokumentów czy też elektronicznych nośników informacji zawsze powinny posiadać identyfikator lub okazywać na żądanie ważny dokument potwierdzający ich tożsamość. Dostęp do właściwego archiwum zawsze musi być ograniczony, a wejście możliwe jedynie po kontroli tożsamości i weryfikacji uprawnień dostępu.
Jak powinno wyglądać profesjonalne archiwum?
Bardzo istotnym elementem oceny potencjalnego usługodawcy jest przestrzeń archiwum, w której umieszczone miałyby zostać twoje dokumenty. Usługodawca powinien zagwarantować, że każdy oddany do przechowania segregator, każda teczka, dysk, pendrive, czy pojedyncza umowa, dokument papierowy lub elektroniczny pozostanie w nienaruszonym stanie i zachowa swoją integralność. Przedsiębiorca, który rozważa przechowywanie dokumentów u zewnętrznego usługodawcy, powinien szczególną uwagę zwrócić na ocenę samego budynku i stosowanych w nim zabezpieczeń. To od przygotowania archiwum w dużej mierze zależy, czy usługodawca będzie w stanie przechowywać dokumenty w bezpieczny sposób spełniający określone wymogi prawne.
Zarówno dokumenty fizyczne jak również cyfrowe nośniki informacji, które podlegają archiwizacji muszą być przechowywane w odpowiednim pomieszczeniu, fizycznie oddzielonym od pozostałych obszarów archiwum. Wejście do właściwego archiwum powinno być kontrolowane i nie może być bezpośrednio dostępne z przestrzeni publicznej (np. z miejsc dla odwiedzających). Jeśli jednak już taki dostęp istnieje, powinien być poddany dodatkowym środkom kontroli.
- Zewnętrzne ściany archiwum muszą być wystarczająco wytrzymałe pod względem strukturalnym. Niemożliwe powinno być ich łatwe usunięcie lub przełamanie. Powinny one pokrywać całą przestrzeń pomiędzy podłogą a sufitem.
- Liczba drzwi zapewniających wejście do archiwum musi być ograniczona do minimum. Drzwi (w tym wszelkie zawiasy i zamki) powinny być zabezpieczone przed włamaniem zgodnie z normami EN 1627 (lub podobnymi).
- Budynek archiwum powinien być wzniesiony na terenach niezalewowych z materiałów niepalnych lub ognioodpornych i posiadać podwyższoną odporność ogniową powyżej 4000 MJ.
- Projekt pomieszczenia archiwum powinien zabezpieczać przechowywane w nim zasoby przed zalaniem wodą lub innymi płynami.
Aktywna ochrona w budynku archiwum – jak zadbać o profesjonalne przechowywanie dokumentów?
Wybierając usługodawcę, upewnij się, że w swoim archiwum zapewnia niezbędne minimalne rozwiązania w zakresie wykrywania ognia i dymu. Zawsze muszą być one sprawne i zapewniać dźwiękowe sygnały alarmowe (słyszalne wewnątrz i na zewnątrz budynku), gdy tylko wykryją potencjalny pożar.
- Dostawca powinien wykazać się także zainstalowaniem zaawansowanych rozwiązań w zakresie wykrywania pożarów na całej powierzchni archiwum. Chodzi o detektory pomiaru ciepła, wykrywania dymu, a także ich połączenie z systemem tłumienia ognia, lokalnymi alarmami oraz lokalnymi lub centralnymi stacjami monitorowania w Państwowej Straży Pożarnej.
- Czujniki powinny być odpowiednio rozmieszczone, zgodnie z planem instalacji ppoż. budynku, w którym znajduje się archiwum tak, aby zapewnić wczesne wykrywanie zbliżającego się pożaru.
- Wykrycie potencjalnego pożaru powinno także wiązać się z automatyczną komunikacją (np. przez SMS) z osobą odpowiedzialną za reakcję na takie zdarzenia.
- Wszystkie detektory systemów alarmowych, powinny być stale monitorowane, testowane i serwisowane, a wykonane czynności powinny być potwierdzone w dokumentacji obiektu.
- Profesjonalne archiwum może mieć zamontowane specjalne systemy przeciwpożarowe do powstrzymywania pożaru, które w czasie swojego działania powinny w jak najmniejszym stopniu uszkadzać przechowywane w nim dokumenty i inne nośniki informacji.
Przechowywane zasoby powinny być chronione nie tylko przed ogniem, ale również przed niewłaściwą atmosferą panującą w archiwum. W związku z tym archiwum musi posiadać automatyczne systemy kontroli temperatury i wilgoci, które pozwolą utrzymać właściwe parametry tj. temperaturę pomiędzy 14-20⁰C oraz wilgotność względną 45-60%.
W przypadku odchyleń powinno dojść do automatycznej komunikacji z osobą odpowiedzialną.
Istotna będzie także kontrola zabezpieczeń przed szkodnikami takimi jak owady, gryzonie czy ptaki. Środki zwalczania szkodników np. karmniki dla gryzoni powinny być dobrane tak, aby zminimalizować ryzyko zanieczyszczenia czy zniszczenia przechowywanych zasobów archiwalnych. Wszystkie obszary archiwum powinny być odpowiednio czyszczone i konserwowane, zgodnie z pisemnym programem prac, aby zapobiec nagromadzeniu się pyłu i brudu. Usługodawca powinien prowadzić rejestr takich czynności.
Zadbaj o profesjonalny wybór usługodawcy i postaw na rozwiązania efektywne i bezpieczne. Nie idź na skróty, tylko uważnie przyjrzyj się dostawcy usług. Im lepiej go sprawdzisz na początku, tym mniejsze ryzyko niespodzianek czeka Cię w trakcie współpracy. Masz więcej pytań? Skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby poszerzyć wiedzę w zakresie profesjonalnego wyboru dostawcy usług archiwizacji i przechowywania.
Sonia Osiecka-Kardyka
Kierownik ds. Klienta Strategicznego
Telefon: +48 519 349 661
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Sonia Osiecka-Kardyka