Artykuły

Zmiana kosztów stałych na zmienne w zarządzaniu dokumentami i informacjami

Zmiana kosztów stałych na zmienne w zarządzaniu dokumentami i informacjami

Zmieniające się ceny to obecnie jeden z najczęściej modyfikowanych elementów kontraktów i jednocześnie taki, o którym najtrudniej rozmawiać. Ta niełatwa sytuacja wymaga właściwej i szczerej komunikacji zarówno ze strony dostawcy, jak i zamawiającego. Przede wszystkim należy uczciwie informować o zmianach. Warto też przedstawić kroki, które podjęliśmy, by zapobiec nadmiernym podwyżkom. Gdzie jednak szukać realnych oszczędności?

 

Jak informować o zmianie cen?

Wzrost cen energii i paliw, zakupu materiałów czy kosztów pracy to niektóre z możliwych powodów zmuszających przedsiębiorców do podnoszenia cen. Jeśli jesteś jednym z nich, zapewne obawiasz się, czy informacja o podwyżce nie doprowadzi do utraty klientów. To ryzyko możesz znacznie zmniejszyć, dzięki odpowiedniej komunikacji podwyżek. Eksperci wskazują na kilka zasad, których warto przestrzegać.

  • Informuj z wyprzedzeniem – daj swoim klientom czas na przystosowanie się do zmiany.
  • Komunikuj indywidualnie – spersonalizowana, a najlepiej osobista wiadomość pokaże, że dbasz o klienta.
  • Bądź szczery – klient powinien otrzymać jasny komunikat o zmianie, aby nie stracił do Ciebie zaufania.
  • Podkreśl wartość swoich produktów i usług – zmiany cen mają pozwolić zachować jakość.
  • Pokaż, że ograniczasz koszty – podziel się z klientem informacją o krokach, które proaktywnie podjąłeś, aby uniknąć nadmiernych podwyżek.

W przypadku inflacji klient zapewne jest gotowy na podwyżki, ważne jednak, by wiedział, że nie przerzucasz na niego wszystkich kosztów. Ograniczenie własnych wydatków pozwoli pokazać, że chcesz zadbać o dostępność usług bez obniżania ich jakości.

 

Jak outsourcing może pomóc w ograniczeniu kosztów?

Gdzie szukać oszczędności, aby nie był to tylko zabieg PR-owy, ale aby realnie ograniczyć wydatki? Chcąc zachować rentowność swojego biznesu, warto zwrócić uwagę na rozkład kosztów, zwłaszcza relację kosztów stałych do kosztów zmiennych.

Wzrost czynszów czy wynagrodzeń znacząco podnosi całościowe koszty niezależnie od naszych obrotów. Outsourcing i zmiana kosztów stałych na zmienne może przynieść znaczne oszczędności. Przede wszystkim pozwala dostosować nasze wydatki do realnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Samodzielne niszczenie dokumentów oznacza konieczność zakupu profesjonalnego sprzętu. Oprócz amortyzacji powinieneś wziąć pod uwagę koszty napraw i zwrotu zaangażowanego kapitału. Doliczenie do tego kosztów pracy, energii, worków na śmieci i ich wywozu pozwala oszacować, że zlecając usługę firmie zewnętrznej, możesz ograniczyć wydatki aż do 50%, co szczegółowo przedstawiliśmy w osobnym artykule.

Z kolei prowadzenie zakładowego archiwum wiąże się ze znacznymi wydatkami stałymi. Bez względu na to, ile dokumentów przechowujesz i jak często z nich korzystasz, musisz przeznaczyć na nie spełniającą wymagania bezpieczeństwa przestrzeń oraz oddelegować do tego zadania odpowiednio przeszkolonych pracowników. 

W archiwum zewnętrznym płacisz tylko za usługę przechowywania konkretnych zasobów, zyskujesz też ich pełną i profesjonalną obsługę bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników.

 

Ile można oszczędzić na przechowywaniu dokumentów?

Jakie oszczędności pozwala osiągnąć outsourcing przechowywania i archiwizacji? Przyjrzyjmy się krótkiemu wyliczeniu.

Załóżmy, że przechowywanie dokumentacji odbywa się w siedzibie Twojej firmy. Jakie ponosisz koszty związane z przeznaczoną na to przestrzenią?

  • Koszt wynajmu biura w dużym mieście to od 10 do aż 20 euro za metr kwadratowy. 
  • Na jednym metrze kwadratowym można umieścić regał wysokości 2m. 
  • Pomieści on 5 metrów bieżących dokumentów.
  • Zatem koszt przechowywania 5 metrów bieżących dokumentów w biurze to średnio 15 euro, czyli ok. 70 zł. 
  • Każdy metr dokumentów kosztuje Cię ok. 14 zł miesięcznie.

Porównajmy to z ceną przechowywania dokumentów w profesjonalnym archiwum zewnętrznym, znajdującym się poza miastem i umożliwiającym maksymalne wykorzystanie przestrzeni. Koszt ten to ok. 500 zł za 100 metrów bieżących dokumentacji. Każdy metr bieżący dokumentów kosztuje Cię więc 5 zł, czyli prawie trzy razy mniej!

Niewielka różnica? Do comiesięcznego czynszu dolicz jeszcze: koszt zakupu regałów i przede wszystkim – wynagrodzenie za czas pracowników zajmujących się obsługą dokumentacji.

Dla większych przedsiębiorstw różnica może okazać się niebagatelna, ale nawet w przypadku tych mniejszych oszczędności będą zauważalne.

Chciałbyś wprowadzić oszczędności w swojej organizacji? Szukasz zmian, które pozwolą zredukować koszty bez obniżania jakości Twoich usług? Skontaktuj się z naszymi ekspertami, którzy przygotują ofertę dla Ciebie!

 


Adrian Swarlik

Dyrektor Handlowy

Telefon: +48 609 600 331
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Adrian Swarlik

 

Umów spotkanie online