Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
Archiwum zewnętrzne to miejsce, w którym możesz bezpiecznie zdeponować ważne dla Twojej firmy czy instytucji dokumenty. Skorzystanie z usług archiwizacji i przechowywania pozwala odzyskać biurową przestrzeń oraz odciążyć pracowników. To także sposób na zmianę kosztów stałych na koszty zmienne i wymierne oszczędności dla Twojej firmy. Profesjonalne archiwum to także niezawodna obsługa dokumentów w bieżącej działalności. Aby mieć pewność, że bezpieczeństwo i obsługa Twoich dokumentów zachowają zawsze najwyższy poziom, dowiedz się, kto pracuje w Twoim archiwum.
Kto pracuje w archiwum?
Archiwum to miejsce, w którym pracują specjaliści zajmujący się Twoją dokumentacją, ale też odpowiedzialni za komunikację z klientami, zarządzanie czy bezpieczeństwo magazynu. Archiwista powinien mieć wykształcenie co najmniej średnie, a jego umiejętności poświadcza kurs kancelaryjno-archiwalny.
Kurs ten, który kończą wszyscy archiwiści Rhenus Office Systems Poland, pozwala dogłębnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi porządkowania dokumentów i przechowywania akt. Uczy porządkowania, czyli archiwizacji dokumentów, ich odpowiedniego indeksowania i ewidencjonowania, a także pracy polegającej na ich udostępnianiu czy prowadzenia archiwum zakładowego.
W profesjonalnym archiwum znajdą się też z pewnością pracownicy z wykształceniem w zakresie archiwistyki, zdobywanym na studiach historycznych. Nie mogło zabraknąć również w naszym zespole.
Bezpieczeństwo danych i komfort obsługi klienta wymagają uzupełniania i doskonalenia nabytych umiejętności. Dlatego nasi pracownicy szkoleni są z zakresu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, BHP, systemów obsługi archiwum, gospodarki magazynowej, obsługi wózków widłowych a także komunikacji czy zarządzania. Przypominające szkolenia w zakresie archiwizacji gwarantują utrzymanie najwyższego poziomu usług.
W Rhenus Office Systems Poland stawiamy na wieloletni związek z pracownikami, dzięki czemu nasi klienci mogą korzystać z ich doświadczenia. Większość pracowników naszych archiwów ma staż pracy przekraczający 5 lat.
Jakie wartości są istotne w pracy archiwum?
Codzienna praca z dokumentami wymaga cech takich jak skrupulatność, cierpliwość czy dokładność. Nie oznacza jednak zamknięcia się w archiwalnym świecie. W kontaktach z klientami warto postawić na zaangażowanie i indywidualne podejście.
Dzięki temu w naszych archiwach można przechowywać dokumenty zawierające dane wrażliwe, m.in. umowy klienckie, dokumentację finansową, kadrowo-płacową, techniczną i projektową, w tym także dokumenty firmy w likwidacji.
Co mogą zrobić dla Ciebie profesjonalni archiwiści?
Zakres usług wykonywanych przez dostawcę usług archiwizacyjnych jest szeroki. Opieka nad dokumentami papierowymi może rozpocząć się od porządkowania zasobów, czyli archiwizacji w siedzibie klienta lub w archiwum.
Zasobem klienta zajmuje się wtedy archiwista wyspecjalizowany w zakresie porządkowania dokumentów, który jest w stanie ułożyć je rodzajami, sklasyfikować do odpowiednich kategorii, dokładnie opisać zgodnie z wewnętrznymi przepisami klienta oraz zgodnie z prawem.
Częścią tej usługi jest brakowanie, czyli wskazanie dokumentacji, której okres przechowywania minął i którą można, a nawet należy, zniszczyć. Jeśli Twój dostawca zajmuje się kompleksową obsługą cyklu życia dokumentu, będzie także mógł przeprowadzić samo bezpieczne niszczenie dokumentów.
Po uporządkowaniu akta są pakowane w specjalistyczne pudła archiwizacyjne oraz transportowane do archiwum przez naszych kierowców-konwojentów samochodami wyposażonymi w system monitorowania GPS. Do archiwum możesz także przekazać dane znajdujące się na nośnikach cyfrowych.
W archiwum dokumentacja jest ewidencjonowana oraz przechowywana przez wyznaczony okres. W tym czasie jest oczywiście możliwe korzystanie z niej. Nasi pracownicy przygotowują ją na życzenie w formie oryginału lub cyfrowej kopii.
Po upływie wymaganego czasu następuje brakowanie dokumentacji oraz jej bezpieczne niszczenie.
Chciałbyś się dowiedzieć więcej o którymś z etapów procesu niszczenia? A może interesują Cię procedury bezpieczeństwa, które stosujemy w archiwach Rhenus Office Systems Poland? Skontaktuj się z nami, nasi eksperci odpowiedzą na wszelkie pytania!
Przemysław Kalicki
Kierownik Oddziału
Telefon: +48 605 120 187
E-mail: [email protected]
LinkedIn: Przemysław Kalicki