JAK PROFESJONALNIE ZARZĄDZA SIĘ ARCHIWUM ZEWNĘTRZNYM?

Archiwizacja dokumentów pozwala nie tylko zabezpieczyć dokumenty i zapewnić odpowiednie warunki ich przechowywania, ale często także znacząco ograniczyć koszty tego (niezbędnego przy cyklu życia dokumentów) procesu. Możesz oszczędzić miejsce w firmie, odzyskać czas pracowników, a przede wszystkim zabezpieczyć dokumenty. Warunek podstawowy jest jeden: profesjonalny usługodawca w zakresie archiwizacji dokumentów. Jak go znaleźć?

Podstawy profesjonalnej archiwizacji dokumentów

Przy archiwizacji zewnętrznej oczywiście bardzo duże znaczenie ma współpraca między klientem a usługodawcą, odpowiednie wypracowanie modelu codziennych kontaktów, udostępniania dokumentów itd. Zanim jednak dojdziesz w rozmowach z potencjalnym usługodawcą do tego momentu, sprawdź podstawy. Archiwizacja zewnętrzna to bardzo odpowiedzialne zadanie, regulowane normami ISO 9001, ISO 27001, jak również regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, RODO oraz przepisami krajowymi.

Activation of cookies required

We provide videos via YouTube. By playing the video, you consent to the use of functional cookies and data processing by YouTube.

Zanim zaczniesz rozmawiać z usługodawcą o szczegółach współpracy, upewnij się, że:

posiada on tytuł prawny do zajmowanej nieruchomości, gdzie mieści się archiwum,
może uwiarygodnić się kwotą gwarancji wynikającą z posiadanej polisy ubezpieczeniowej i opłacenia stosownych składek,
prowadzi wiarygodną i stabilną finansowo działalność, co znajduje potwierdzenie w publikowanych sprawozdaniach finansowych,
nie zalega z opłacaniem zobowiązań publicznoprawnych m.in. do US i ZUS,
posiada odpowiednie uprawnienia do prowadzenia archiwizacji zewnętrznej, np. zaświadczenia do wpisu do rejestru przechowawców akt osobowo-płacowych,
wdraża plany ciągłości działania,
posiada dokumentację procesową dla realizowanych usług.

Elastyczność i dopasowanie w codziennej pracy a koszty archiwizacji

Wybierając usługodawcę, z reguły patrzymy na koszty wejścia, zapominając o ewentualnym koszcie wyjścia i codziennych kosztach. Profesjonalny usługodawca powinien Ci wszystkie te elementy czytelnie zaprezentować tak, abyś nie miał wątpliwości, co i ile kosztuje. Często firmy „łapią” klientów na promocje na wejście, a potem ustawiają tak wysokie koszty wyjścia, że nawet niezadowolony ze świadczenia usługi, często dalej w niej tkwisz. Im bardziej czytelne warunki finansowe, tym mniejsze ryzyko takich niespodzianek.

Profesjonalny usługodawca powinien także zapewnić kompleksową ofertę wypożyczeń i udostępnień dokumentów – wysyłkę oryginałów, skanowanie dokumentów. Tutaj precyzyjnie powinien być oznaczony czas, w jakim taka usługa zostanie zrealizowana. Dochowanie wszystkich standardów bezpieczeństwa i ochronny danych to podstawa współpracy na tym polu. Warto sprawdzić standardowe SLA (Service Level Agrément) dla usług wypożyczania, odbioru, transportu). Pamiętaj także, że w ramach archiwizacji, doświadczony partner powinien zapewnić Ci usługi porządkowania, indeksacji dokumentów, a także późniejszego ich brakowania.

Potrzebujesz więcej informacji? Chcesz wiedzieć, co z podwykonawcami? Interesuje Cię, kto może się zajmować Twoimi dokumentami? Skontaktuj się z nami!